Julia Perminova
Trener w Centrum Szkoleniowym Softline od 2008 roku.
Podstawowe narzędzie do pracy z ogromną ilością nieustrukturyzowanych danych, z którego można szybko wyciągnąć wnioski bez konieczności ręcznego filtrowania i sortowania. Tabele przestawne można utworzyć w kilku krokach i szybko dostosować w zależności od tego, jak dokładnie chcesz wyświetlić wyniki.
Przydatny dodatek. Można także tworzyć wykresy przestawne w oparciu o tabele przestawne, które będą automatycznie aktualizowane w przypadku ich zmian. Jest to przydatne, jeśli np. musisz regularnie tworzyć raporty dotyczące tych samych parametrów.
Dane źródłowe mogą być dowolne: dane dotyczące sprzedaży, wysyłek, dostaw i tak dalej.
Mamy tabelę z danymi nieustrukturyzowanymi. Możemy je usystematyzować i dostosować sposób wyświetlania danych, które mamy w tabeli. „Kwota zamówień” jest wysyłana do „Wartości”, a „Sprzedawcy”, „Data sprzedaży” - do „Linii”. Według danych różnych sprzedawców z różnych lat kwoty zostały natychmiast przeliczone. W razie potrzeby można rozbudowywać co rok, kwartał czy miesiąc - dostajemy więcej szczegółowe informacje na określony okres.
Zestaw opcji będzie zależał od liczby kolumn. Na przykład mamy pięć kolumn. Trzeba je tylko odpowiednio ustawić i wybrać to, co chcemy pokazać. Powiedzmy kwotę.
Możesz to szczegółowo opisać, na przykład według kraju. Przenosimy „Kraje”.
Wyniki możesz przeglądać według sprzedawcy. Zmieniamy „Kraj” na „Sprzedawcy”. W przypadku sprzedawców wyniki będą następujące.
Ta metoda wizualizacji danych georeferencyjnych pozwala analizować dane i znajdować wzorce pochodzenia regionalnego.
Przydatny dodatek. Nie trzeba nigdzie rejestrować współrzędnych - wystarczy poprawnie wskazać nazwę geograficzną w tabeli.
Punkty na mapie to nasze miasta. Ale miasta nas po prostu niezbyt interesują - ciekawie jest zobaczyć informacje związane z tymi miastami. Na przykład kwoty, które można wyświetlić na całej wysokości kolumny. Po najechaniu kursorem na kolumnę wyświetli się kwota.
Wykres kołowy według lat jest również dość pouczający. Rozmiar koła zależy od sumy.
Często procesy biznesowe wykazują wzorce sezonowe, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania. Arkusz prognozy - większość precyzyjny instrument do prognozowania w Excelu niż wszystkie funkcje, które były wcześniej i są teraz. Można go wykorzystać do planowania działalności usług handlowych, finansowych, marketingowych i innych.
Przydatny dodatek. Do wyliczenia prognozy potrzebne będą dane za wcześniejsze okresy. Dokładność prognozowania zależy od ilości danych w poszczególnych okresach – najlepiej nie krócej niż rok. Chcesz mieć równe odstępy między punktami danych (na przykład miesiąc lub taką samą liczbę dni).
W poniższym przykładzie mamy dane za lata 2011, 2012 i 2013. Ważne jest, aby wskazać nie liczby, ale okresy czasu (czyli nie 5 marca 2013 r., ale marzec 2013 r.).
Do sporządzenia prognozy na rok 2014 potrzebne będą dwie serie danych: daty i odpowiadające im wartości wskaźników. Wybierz obie serie danych.
W zakładce „Dane” w grupie „Prognoza” kliknij „Arkusz prognozy”. W wyświetlonym oknie „Utwórz arkusz prognozy” wybierz format prezentacji prognozy – wykres lub histogram. W polu „Zakończenie prognozy” wybierz datę końcową, a następnie kliknij przycisk „Utwórz”. Pomarańczowa linia to prognoza.
Ta funkcjonalność jest być może pierwszym krokiem w kierunku tego, co można nazwać analizą biznesową. Fajnie, że ta funkcjonalność jest zaimplementowana w jak najbardziej przyjazny dla użytkownika sposób: pożądany efekt osiąga się za pomocą kilku kliknięć. Nie trzeba nic liczyć, nie trzeba zapisywać żadnych formuł. Po prostu wybierz żądany zakres i wybierz, jaki wynik chcesz uzyskać.
Przydatny dodatek. Można utworzyć natychmiast różne typy diagramy lub linie przebiegu w czasie (mikrografie bezpośrednio w komórce).
W szybka analiza Istnieje również kilka opcji formatowania. Które wartości są większe, a które mniejsze, możesz zobaczyć w samych komórkach histogramu.
Możesz także umieścić w komórkach ikony wielokolorowe: zielone - najwyższe wartości, czerwone - najniższe.
Mamy nadzieję, że te techniki pomogą przyspieszyć Twoją pracę z analizą danych w Microsoft Excel i szybko podbij wyżyny tej złożonej, ale jakże przydatnej aplikacji z punktu widzenia pracy z liczbami.
Pakiet analityczny to dodatek, czyli program dostępny podczas instalacji Microsoft Office lub Excela. Aby skorzystać z dodatku w programie Excel należy go najpierw pobrać. Jak pobrać ten pakiet dla Microsoft Excel 2013, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2007.
Wykonując złożone analizy statystyczne lub inżynieryjne, możesz uprościć proces i zaoszczędzić czas, korzystając z dodatku Analysis Package. Aby przeprowadzić analizę za pomocą tego pakietu, należy podać dane wejściowe i wybrać parametry. Obliczenia zostaną wykonane przy pomocy odpowiedniej funkcji statystycznej lub makroinżynierskiej, a wynik zostanie umieszczony w zakresie wyjściowym. Niektóre narzędzia umożliwiają graficzną prezentację wyników analizy.
Funkcje analizy danych można używać tylko na jednym arkuszu. Jeżeli analiza danych zostanie przeprowadzona w grupie składającej się z kilku arkuszy, to na pierwszym arkuszu zostaną wyświetlone wyniki, a na pozostałych pustych zakresach zawierających same formaty. Aby przeanalizować dane na wszystkich arkuszach, powtórz procedurę dla każdego arkusza osobno.
Poniżej opisano narzędzia zawarte w pakiecie analitycznym. Aby uzyskać do nich dostęp, kliknij przycisk Analiza danych w grupie Analiza na karcie Dane. Jeśli zespół Analiza danych nie jest dostępny, należy pobrać dodatek Analysis Pack.
Pakiet analityczny to dodatek (Dodatek. Program pomocniczy służący do dodawania specjalnych poleceń lub możliwości do pakietu Microsoft Office.) Microsoft Excel, czyli program, który staje się dostępny, gdy Instalacja Microsoftu Office lub Excel. Aby jednak skorzystać z dodatku w programie Excel należy go najpierw pobrać.
Notatka. Aby uwzględnić funkcje w pakiecie analitycznym Visual Basic dla aplikacji (VBA) można pobrać dodatek „Narzędzie analityczne – VBA”. W tym celu należy wykonać te same kroki, co w przypadku pobierania pakietu analitycznego. W oknie Dostępne dodatki zaznacz pole Pakiet analityczny - VBA a następnie kliknij przycisk OK.
Pakiet analityczny to dodatek (Dodatek. Program pomocniczy służący do dodawania specjalnych poleceń lub możliwości do pakietu Microsoft Office.), czyli program dostępny po zainstalowaniu pakietu Microsoft Office lub Excel. Aby skorzystać z dodatku w programie Excel należy go najpierw pobrać.
Rada. Jeśli Pakiet analityczny nie na liście pól Dostępne dodatki, a następnie kliknij przycisk, aby wyszukać Recenzja.
Jeżeli pojawi się komunikat informujący, że na Twoim komputerze nie jest zainstalowany pakiet analiz statystycznych i monitujący o jego zainstalowanie, kliknij przycisk Tak.
Notatka. Aby uwzględnić w pakiecie analitycznym Funkcje VBA, możesz pobrać dodatek „Analytics ToolPak - VBA”. Aby to zrobić, wykonaj te same kroki, co w przypadku pobierania pakietu analitycznego. W oknie Dostępne dodatki zaznacz pole Pakiet narzędzi analitycznych - VBA a następnie kliknij przycisk OK.
Sklep internetowy
Analiza danych w programie Excel obejmuje sam projekt procesor stołowy. Do realizacji tego zadania nadaje się wiele narzędzi programowych.
Excel pozycjonuje się jako najlepszy i wszechstronny oprogramowanie w świecie analitycznego przetwarzania informacji. Od małego przedsiębiorstwa do duże korporacje menedżerowie spędzają znaczną część swojego czasu pracy na analizowaniu wyników swojej firmy. Przyjrzyjmy się głównym narzędziom analitycznym w Excelu i przykładom ich zastosowania w praktyce.
Jedną z najbardziej przekonujących analiz danych jest „co-jeśli”. Znajduje się: „Dane” - „Praca z danymi” - „Co jeśli”.
Narzędzia analizy typu „co by było, gdyby”:
Praktyczny przykład wykorzystania funkcji What-If do znalezienia optymalnych rabatów przy użyciu tabeli danych.
Inne narzędzia do analizy danych:
Możesz analizować dane w programie Excel korzystając z wbudowanych funkcji (matematycznych, finansowych, logicznych, statystycznych itp.).
Aby ułatwić przeglądanie, przetwarzanie i podsumowywanie danych, Excel używa tabel przestawnych.
Program potraktuje wpisane/wpisane informacje jako tabelę, a nie prosty zbiór danych, jeśli listy z wartościami zostaną odpowiednio sformatowane:
Domyślny styl formatowania zostanie zastosowany do określonego zakresu. Aktywne stanie się narzędzie „Praca z tabelami” (zakładka „Projekt”).
Raport można utworzyć za pomocą tabeli przestawnej.
Tworzenie tabeli przestawnej jest już sposobem na analizę danych. Co więcej, użytkownik sam wybiera, jakie informacje potrzebuje w danym momencie wyświetlić. Być może w przyszłości użyje innych narzędzi.
Potężne narzędzie do analizy danych. Przyjrzyjmy się porządkowaniu informacji za pomocą narzędzia „Co jeśli” – Tabela danych.
Ważne terminy:
Procedura tworzenia „Tabeli danych”:
Do analizy działalności przedsiębiorstwa wykorzystuje się dane z bilansu oraz rachunku zysków i strat. Każdy użytkownik tworzy swój własny formularz, który odzwierciedla charakterystykę firmy oraz informacje istotne dla podejmowania decyzji.
Julia Perminova
Trener w Centrum Szkoleniowym Softline od 2008 roku.
Podstawowe narzędzie do pracy z ogromną ilością nieustrukturyzowanych danych, z którego można szybko wyciągnąć wnioski bez konieczności ręcznego filtrowania i sortowania. Tabele przestawne można utworzyć w kilku krokach i szybko dostosować w zależności od tego, jak dokładnie chcesz wyświetlić wyniki.
Przydatny dodatek. Można także tworzyć wykresy przestawne w oparciu o tabele przestawne, które będą automatycznie aktualizowane w przypadku ich zmian. Jest to przydatne, jeśli np. musisz regularnie tworzyć raporty dotyczące tych samych parametrów.
Dane źródłowe mogą być dowolne: dane dotyczące sprzedaży, wysyłek, dostaw i tak dalej.
Mamy tabelę z danymi nieustrukturyzowanymi. Możemy je usystematyzować i dostosować sposób wyświetlania danych, które mamy w tabeli. „Kwota zamówień” jest wysyłana do „Wartości”, a „Sprzedawcy”, „Data sprzedaży” - do „Linii”. Według danych różnych sprzedawców z różnych lat kwoty zostały natychmiast przeliczone. W razie potrzeby możesz rozbudowywać co rok, kwartał czy miesiąc - bardziej szczegółowe informacje otrzymamy za konkretny okres.
Zestaw opcji będzie zależał od liczby kolumn. Na przykład mamy pięć kolumn. Trzeba je tylko odpowiednio ustawić i wybrać to, co chcemy pokazać. Powiedzmy kwotę.
Możesz to szczegółowo opisać, na przykład według kraju. Przenosimy „Kraje”.
Wyniki możesz przeglądać według sprzedawcy. Zmieniamy „Kraj” na „Sprzedawcy”. W przypadku sprzedawców wyniki będą następujące.
Ta metoda wizualizacji danych georeferencyjnych pozwala analizować dane i znajdować wzorce pochodzenia regionalnego.
Przydatny dodatek. Nie trzeba nigdzie rejestrować współrzędnych - wystarczy poprawnie wskazać nazwę geograficzną w tabeli.
Punkty na mapie to nasze miasta. Ale miasta nas po prostu niezbyt interesują - ciekawie jest zobaczyć informacje związane z tymi miastami. Na przykład kwoty, które można wyświetlić na całej wysokości kolumny. Po najechaniu kursorem na kolumnę wyświetli się kwota.
Wykres kołowy według lat jest również dość pouczający. Rozmiar koła zależy od sumy.
Często procesy biznesowe wykazują wzorce sezonowe, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania. Arkusz prognozy jest najdokładniejszym narzędziem prognozowania w programie Excel niż wszystkie funkcje, które były wcześniej i są teraz. Można go wykorzystać do planowania działalności usług handlowych, finansowych, marketingowych i innych.
Przydatny dodatek. Do wyliczenia prognozy potrzebne będą dane za wcześniejsze okresy. Dokładność prognozowania zależy od ilości danych w poszczególnych okresach – najlepiej nie krócej niż rok. Chcesz mieć równe odstępy między punktami danych (na przykład miesiąc lub taką samą liczbę dni).
W poniższym przykładzie mamy dane za lata 2011, 2012 i 2013. Ważne jest, aby wskazać nie liczby, ale okresy czasu (czyli nie 5 marca 2013 r., ale marzec 2013 r.).
Do sporządzenia prognozy na rok 2014 potrzebne będą dwie serie danych: daty i odpowiadające im wartości wskaźników. Wybierz obie serie danych.
W zakładce „Dane” w grupie „Prognoza” kliknij „Arkusz prognozy”. W wyświetlonym oknie „Utwórz arkusz prognozy” wybierz format prezentacji prognozy – wykres lub histogram. W polu „Zakończenie prognozy” wybierz datę końcową, a następnie kliknij przycisk „Utwórz”. Pomarańczowa linia to prognoza.
Ta funkcjonalność jest być może pierwszym krokiem w kierunku tego, co można nazwać analizą biznesową. Fajnie, że ta funkcjonalność jest zaimplementowana w jak najbardziej przyjazny dla użytkownika sposób: pożądany efekt osiąga się za pomocą kilku kliknięć. Nie trzeba nic liczyć, nie trzeba zapisywać żadnych formuł. Po prostu wybierz żądany zakres i wybierz, jaki wynik chcesz uzyskać.
Przydatny dodatek. Możesz błyskawicznie tworzyć różne typy wykresów i wykresów przebiegu w czasie (mikrografie bezpośrednio w komórce).
Szybka analiza ma również kilka opcji formatowania. Które wartości są większe, a które mniejsze, możesz zobaczyć w samych komórkach histogramu.
Możesz także umieścić w komórkach ikony wielokolorowe: zielone - najwyższe wartości, czerwone - najniższe.
Mamy nadzieję, że te techniki pomogą przyspieszyć Twoją pracę z analizą danych w Microsoft Excel i szybko podbić wyżyny tej złożonej, ale jakże przydatnej aplikacji z punktu widzenia pracy z liczbami.
Do analizowania list danych (tabel danych) w programie Excel 2007 zawierających wiele wierszy lub rekordów często używa się narzędzi takich jak tabele przestawne. Tabele przestawne znacznie ułatwiają przeglądanie, przetwarzanie i podsumowywanie danych Listy Excela 2007.
W celu programu Excela pracowałeś z wprowadzonymi danymi jako tabelą danych, a nie prostym zbiorem danych, musisz sformatować go jako tabelę. W tym celu należy kliknąć przycisk Tabela znajdujący się w zakładce Wstaw. W oknie dialogowym Utwórz tabelę (rysunek 1) określ oczekiwany zakres, w którym zostanie umieszczona tabela i zaznacz pole wyboru Tabela z nagłówkami.
Ryż. 1.
Do tego zakresu zostanie zastosowane formatowanie, tj. zastosowany zostanie domyślny styl tabeli ekspresowej i zostaną aktywowane narzędzia kontekstowe pod ogólną nazwą „Praca z tabelami”, które znajdują się w zakładce Projektowanie kontekstowe. Aby sformatować tabelę, możesz także użyć narzędzia Formatuj jako tabelę na karcie Narzędzia główne.
Ryż. 2.
Aby zbudować raport na tej tabeli, warto skorzystać z potężnego narzędzia Tabela przestawna. Aby zastosować to narzędzie do list lub tabel danych, należy aktywować jedną z komórek tabeli danych, na przykład komórkę tabeli „Pozycje magazynowe w magazynie”. Następnie kliknij przycisk „Tabela przestawna”, który znajduje się na zakładce „Wstaw” w grupie „Tabela” (rysunek 3).
Ryż. 3.
W otwartym oknie dialogowym „Utwórz tabelę przestawną” należy zaznaczyć (wybrać) tabelę lub zakres i wskazać, gdzie umieścić raport (najlepiej na nowym arkuszu), a następnie kliknąć OK. Otworzy się specjalny mistrz tabele podsumowujące (Rysunek 4).
Ryż. 4.
Po lewej stronie arkusza wyświetlany jest obraz raportu (tabela przestawna1), a po prawej stronie arkusza znajdują się narzędzia umożliwiające utworzenie tabeli przestawnej: cztery puste obszary oraz lista pól. Aby zbudować raport należy przeciągnąć wymagane pola po prawej stronie do odpowiednich obszarów tabeli przestawnej: „Filtr raportu”, „Nazwy kolumn”, „Nazwy wierszy” i „Wartości”.
Przykładowo, jeśli wybierzesz pola: Nr magazynu, Nazwa, Cena (UAH) i przeciągniesz je do odpowiednich obszarów: „Nazwy kolumn”, „Nazwy wierszy” i „Wartości”, to po prawej stronie zostaną one wyświetlone w tych obszarach. W takim przypadku po lewej stronie arkusza zostanie zbudowana tabela przestawna lub raport (rys. 5).
Ryż. 5.
Należy zauważyć, że w obszarze „Wartości” niektóre obliczenia matematyczne, na przykład sumowanie (pole Suma według ceny). Aby zmienić rodzaj obliczeń, w obszarze „Wartości” kliknij lewym przyciskiem myszy pole „Suma według ceny” i w menu, które się otworzy, wybierz polecenie „Opcje pola wartości”, a następnie w „Opcje pola wartości” oknie dialogowym wybierz żądaną funkcję i kliknij przycisk OK.
Aby zmienić strukturę tabeli przestawnej należy przeciągnąć pola znajdujące się po prawej stronie arkusza w inny obszar tabeli przestawnej lub je usunąć. Należy pamiętać, że aby usunąć pole należy przeciągnąć je poza tabelę.
Potężne narzędzia analityczne Dane Excela 2007 to:
Narzędzia analizy typu „co jeśli” znajdują się na karcie Dane w grupie Narzędzia danych, a Wyszukiwanie rozwiązań znajduje się na karcie Dane w grupie Analiza.
Dobór parametrów stanowi rozwiązanie problemu doboru parametrów dla funkcji jednego argumentu. Menedżer scenariuszy służy do tworzenia scenariuszy (najpierw dodając kilka scenariuszy dla różnych przypadków), a następnie przeglądania scenariuszy w celu przewidzenia procesu i wygenerowania raportu na temat scenariusza.
Program „Solution Search” przeznaczony jest do rozwiązywania złożonych układów równań, problemów optymalizacyjnych liniowych i nieliniowych. Wtyczka Solver opiera się na metodach iteracyjnych.
