Dzień dobry, przyjaciele.
Któregoś razu podczas korespondencji ze swoim przyszłym partnerem z Irlandii jeden z moich znajomych użył słów i wyrażeń typu: niniejszym I potwierdzić odbiór w swoich wiadomościach. Był dość zawstydzony, gdy spotkali się w Rosji, a John (tak miał na imię jego partner) zażartował (bardzo delikatnie) z jego nadmiernej biurokracji. Dalsza ich komunikacja doprowadziła do tego, że styl biznesowy mojego przyjaciela stał się bardziej naturalny, a przy jego pomocy John zaczął rozumieć różne odcienie semantyczne rosyjskiego wulgarnego języka... :)
Dziś chętnie opowiem Wam o tym, jak poprawnie napisać list biznesowy w języku angielskim. Poznasz zarówno podstawowe zasady i zasady korespondencji biznesowej, jak i niektóre jej niuanse. Przyjrzyjmy się głównym typom liter, wspólnej dla wszystkich strukturze, a także typowym zwrotom często w nich używanym. Być może po przeczytaniu tego artykułu nie zostaniesz asem w pisaniu komunikatów biznesowych, ale na pewno podniesiesz swój poziom.
Zawartość:
W dzisiejszych czasach bardzo ważne jest odpowiednie formatowanie, odpowiednia konstrukcja i dobrze dobrany styl pisania biznesowego. Przy okazji prowadzenia korespondencji biznesowej Twój partner tworzy pierwszą wrażenie o Twoim profesjonalizmie i solidności firmy, którą reprezentujesz.
Przyjrzyjmy się niektórym funkcjom przygotowywania takich wiadomości.
Istnieje również ogromna liczba typów i podtypów komunikatów biznesowych ( Zamówienie, Odpowiedź na zamówienie, Faktura, Oświadczenie itp.), a zwrócenie uwagi na większość zajmie więcej niż jeden artykuł.
Serdeczne pozdrowienia to doskonały i poważny przewodnik zagranicznej autorki, specjalistki ds. komunikacji, która zebrała w tej książce swoje i innych doświadczenia w prowadzeniu korespondencji biznesowej w języku angielskim. Znajdziesz tam wiele żywych przykładów i wskazówek.
Korespondencja biznesowa w języku angielskim to także popularna książka. Jest tam wiele przykładów, jeszcze bardziej powszechnych klisz, a także mnóstwo porad i rekomendacji autorów. Jak to mówią, ucz się i aplikuj!
Stromy internetowy kurs języka angielskiego w biznesie z Lingualeo - po jego ukończeniu możesz zyskać pewność siebie zarówno w korespondencji, jak i w rozmowach na tematy biznesowe. Nawiasem mówiąc, możesz wypróbować go za darmo przed zakupem.
Projekt graficzny musi spełniać następujące wymagania:
Według stylu:
A teraz przeanalizujemy tzw. szkielet listu biznesowego, jego strukturę i układ elementów:
Oto przykładowy list z żądaniem biznesowym z tłumaczeniem na język rosyjski:
Johna Stewarta
1304 Sherman Avenue.
Madison, WisconsinLemanna i Synów
3597 43. Ulica
Nowy Jork, Nowy Jork 12008W nawiązaniu do ogłoszenia w Business Weekly Journal proszę o przesłanie mi bardziej szczegółowego opisu monitorów.
Chciałbym również dowiedzieć się o rabatach, które oferujecie.Z poważaniem,
Tłumaczenie:
Od: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Do wiadomości: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, Nowy Jork, NY 12008
24 maja 2015 r
Szanowni Państwo,
Z linkiem do Twojej reklamy w tygodniku branżowym
czy mógłbyś mi przesłać bardziej szczegółowy opis swoich monitorów.
Chciałbym również dowiedzieć się o rabatach, które oferujecie.
Z poważaniem,
Johna Stewarta
Menedżer sprzedaży
Przyjrzyjmy się teraz bliżej elementom
Adres lub powitanie powinno wyglądać następująco:
Szanowni Państwo, Szanowny Panie lub Pani- jeśli nie znasz imienia odbiorcy
Pan/Pani/Pani/Pani[nazwisko] – jeśli znasz imię odbiorcy
Drogi Franku, - jeśli dana osoba jest Ci znana
Drogi menadżerze sprzedaży– jeśli tylko znane jest stanowisko (w tym przypadku kierownik sprzedaży)
Formuła grzeczności przed podpisaniem wygląda następująco:
Serdeczne pozdrowienia, - Z poważaniem…
Z poważaniem, - Z poważaniem (jeśli nie znasz imienia adresata)
Z poważaniem, - Z poważaniem (jeśli znasz imię)
Teraz masz ogólne pojęcie o tym, jak pisać wiadomości do partnerów biznesowych i różnych firm.
Oto kilka typowych zwrotów jako przykład:
To bardzo miło z twojej strony- bardzo miło z twojej strony
Przepraszamy za- Przepraszamy za
Proszę dać mi znać- Proszę dać mi znać
Według– Zgodnie z
Na wszelki wypadek– Na wszelki wypadek
Tak jak prosiłeś- Na twoją prośbę
Aż do teraz- Nadal
W nawiązaniu do Twojego...- Jeśli chodzi o twoje...
Niestety- Niestety
Załączamy– Załączamy
Przykro nam– Przepraszamy
Jak zakończyć list biznesowy? Kilka bardziej grzecznych zwrotów:
Dziękuję za odpowiedź na moją ofertę– Dziękuję za odpowiedź na moją propozycję.
Czekamy na wiadomość od Ciebie wkrótce— Mamy nadzieję, że otrzymamy Twoją odpowiedź w najbliższej przyszłości
I na koniec przed podpisem:
Z pozdrowieniami- Najlepsze życzenia
Odniesienie w odniesieniu do- Z poważaniem
Z podziękowaniem za współpracę– Z wdzięcznością za współpracę
Z najlepszymi życzeniami- Najlepsze życzenia
Nie masz już dość teorii? Potem trochę praktyki!
Tym razem list odmowy (taki list musi być napisany poprawnym i delikatnym stylem):
Panie Robercie Brownie
Dyrektor Generalny
KLM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Droga Drewniana 32
Londyn
Wielka Brytania WC37TPJohna Stewarta
1304 Sherman Avenue.
Madison, WisconsinDziękujemy za przesłanie nam swojego CV.
Z przykrością informujemy, że Twoja kandydatura nam nie odpowiada.
serdeczne pozdrowienia,
Tłumaczenie(przetłumacz adres i datę samodzielnie):
Szanowny Panie Stewart
Dziękujemy za przesłanie nam swojego CV.
Z przykrością informujemy, że Twoja kandydatura nie jest dla nas odpowiednia.
Z poważaniem,
Roberta Browna
Dyrektor generalny
Kto jeszcze nie jest zaznajomiony AngielskiDom, Polecam zapisać się na bezpłatną lekcję próbną! Tam zostaniesz dopasowany do idealnego dla Ciebie nauczyciela – takiego, który będzie odpowiadał Twoim osobistym preferencjom, celom nauki języka i Twojemu stylowi życia.
Zaczniesz rozumieć biznesowy angielski, mówić nim i pisać doskonałe listy biznesowe, które zrobią wrażenie na wszystkich Twoich partnerach i współpracownikach.
To jest to o czym marzysz, prawda?
A dla moich gości i czytelników jest specjalna oferta - Przy opłaceniu 10 lekcji 2 lekcje gratis . Aby otrzymać prezent należy wpisać specjalny kod promocyjny Partner2 po dokonaniu płatności.
Ulubione przez wszystkich wiadomości e-mail stanowią około 80% obrotów firmy. Od zwykłej korespondencji różni się tym, że jest bardziej konkretna i zwięzła. Starają się używać niepotrzebnie długich wyrażeń unikać Ponadto używają akronimów (zwrotów utworzonych z pierwszych liter frazy), jak IMHO. Korespondencja elektroniczna charakteryzuje się nie tylko wiadomości osobiste, ale także mailingi (z wykorzystaniem pola BCC, gdy wymagana jest poufność). Cóż, główna różnica polega na tym, że od przesyłania poufnych informacji za pośrednictwem e-mail większość woli się wstrzymać.
Oczywiście w dobie „OK Google!” Nie musisz szukać trudnych sposobów i po prostu wkleić wpisany tekst do tłumacza online. Najprawdopodobniej zostaniesz zrozumiany, ale jest mało prawdopodobne, że wywołasz pozytywne wrażenie. Pamiętaj, że jakość Twojej korespondencji biznesowej jest wyznacznikiem jakości Twojej firmy.
Dziękuję za przeczytanie mojego artykułu do końca. Poleć znajomym przeczytanie tego w sieciach społecznościowych! Kto wie, może ktoś potrzebuje tej informacji tu i teraz!
Subskrybuj nowe fragmenty języka angielskiego.
Cześć wszystkim! Uważaj na siebie!
Do korespondencji biznesowej wskazane jest przejście dopiero po osiągnięciu poziomu co najmniej Pre-Intermediate. Faktem jest, że tylko na tym poziomie uczeń rozwija stabilne pojęcie o stylach komunikacji mowy w języku angielskim. Wielu jest przekonanych, że Brytyjczycy cofnęli się i zachowali wiele ze starożytnych tradycji komunikacji biznesowej. Pod wieloma względami mają rację, jednak słynna sztywność Brytyjczyków już dawno poszła w zapomnienie, a być może pozostaje ich pedanteria i dążenie do porządku w prowadzeniu spraw biznesowych, sądowych, handlowych, bankowych, notarialnych i innych. korespondencja. To „nie jest złe”, a umiejętność prawidłowego napisania oficjalnego pisma w języku angielskim pomoże Ci uniknąć incydentów i strat, nie tylko kosztów finansowych, ale także utraty reputacji. 
Styl komunikacji werbalnej jest formalny i rzeczowy, a zanim zaczniesz komunikować się z partnerami biznesowymi po angielsku, chcąc nie chcąc, musisz dowiedzieć się, czym jest korespondencja biznesowa w języku angielskim i przestudiować przykładowe listy.
Najpierw musisz zapoznać się z kluczowymi zasadami korespondencji angielskiej, wyrażonymi w oficjalnym stylu biznesowym. W liście biznesowym w języku angielskim wszystko ma swoje miejsce.
1. Wskazanie nadawcy. List należy rozpocząć od wskazania w lewym górnym (!) rogu nazwy organizacji lub imienia i nazwiska adresata (nadawcy). Adres firmy jest zapisany z największą precyzją: każda pozycja jest wpisana w nowej linijce. Przykład takiego początku:
Pan Paweł Karpow
Firma Tevix
Biuro 77, Budynek 57
Ulica Czkałowa
Irkuck
Rosja
Jeśli list jest drukowany na papierze firmowym, możesz pominąć tę część. Jeżeli litera ma charakter międzynarodowy, nazwę kraju podaje się zwykle wielkimi literami.
2. Data. Wskazano dwie linie poniżej informacji o firmie wysyłającej. Aby uniknąć nieporozumień, zaleca się nie podawać daty napisania „z datą wsteczną”.
3. Informacje o odbiorcy. Wskazano dwie linie po dacie (pod nią). Zawiera imię i nazwisko adresata, pełną nazwę firmy oraz dokładny adres. Najlepiej zawsze podać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, do której list jest bezpośrednio adresowany.
Przykład projektu:
Pan nieznany z nazwiska
Prezydent
Balton Galore, Inc.
Droga Psów 772
Los Angeles, Kalifornia 90002
4. Powitanie. Będzie bardzo dziwnie, jeśli w pierwszym liście napiszesz „Hello John”, więc musisz napisać:
Drogi Johnie,
Witam pana Łania
List powinien zaczynać się od formalnego adresu, szczególnie jeśli jest to pierwszy list. Skorzystaj z jednego z szablonów:
Witam pana Iwanow
Drogi Siergieju
Drodzy wszyscy- być może, jeśli nie wiesz, czy piszesz do mężczyzny, czy do kobiety i czekasz na odpowiedź od któregokolwiek przedstawiciela firmy;
Szanowny Panie- znasz płeć odbiorcy, ale nie znasz jego imienia. Najlepszym rozwiązaniem byłaby jednak próba ustalenia nazwiska adresata.
Jeśli w ogóle nie wiesz do jakiego pracownika firmy kierujesz pismo, możesz użyć adresu „Do kogo może to dotyczyć”. Jednak taka pozbawiona twarzy forma nie jest najlepszym wyborem.
5. Główna treść. Po adresie (dotyczy to również listów o charakterze osobistym) prawie na pewno dodawany jest przecinek, a tekst listu zaczyna się od nowej linijki, przy czym można pominąć jedną linijkę. Jeśli zwracasz się do bardzo ważnej osoby, możesz użyć przecinka (VIP - Bardzo Ważna Osoba).
Całkiem przyzwoicie jest przedstawić się na początku listu, ale dzieje się tak w przypadku, gdy piszesz po raz pierwszy lub dość rzadko i nie masz pewności, czy szef firmy nadal Cię pamięta. powiedzmy Nazywam się Anna Shevelyova, dyrektor firmy XYZ.
Klasycznym zwrotem rozpoczynającym list jest: „Piszę do Ciebie w sprawie…” / „Piszę do Ciebie w sprawie…” („Piszę do Ciebie w sprawie…”), „Piszę do Ciebie w odpowiedzi na twój list” (Piszę w odpowiedzi na Twój list).
Koniecznie podziękuj za poprzedni kontakt, jeśli już miał miejsce:
Dziękuję za kontakt w tak ważnej sprawie. Jesteśmy bardzo wdzięczni za przesłanie nam dodatkowych informacji na temat produkcji Państwa Firmy.
6. Podsumowanie. Ostatni akapit powinien zawierać „wyciśnięcie” całego listu wskazującego Twoje dalsze działania lub ich oczekiwania wobec partnerów. Daj nam znać, że jesteś gotowy do komunikowania się w przypadku jakichkolwiek pytań lub sugestii. „Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami”(W razie pytań proszę o kontakt).
Ważne jest, aby pomyśleć o tym, jak zakończyć list w języku angielskim. Faktem jest, że ostatnia część listu jest swego rodzaju wskaźnikiem szacunku dla osoby, z którą się komunikujesz. Pamiętaj, aby na końcu listu użyć jednego z najczęściej używanych frazesów „Z poważaniem” (przykład w języku angielskim: „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”). Dopuszczalne są również zwroty końcowe, takie jak „Serdecznie”, „Z poważaniem”, „Z poważaniem” i „Z poważaniem” (używane rzadziej). Mniej formalne, ale także całkowicie dopuszczalne, są wyrażenia „Wszystkiego najlepszego”, „Najlepsze życzenia”, „Serdeczne pozdrowienia” i „Dziękuję”.
Na koniec podpisujesz swój list, pozostawiając wszystkie niezbędne informacje, nawet jeśli odbiorca je zna.
Anna Szewelowa
Dyrektor
Firma XYZ
T.76-65-75
E-mail: [e-mail chroniony]
Zasady nie są zbyt skomplikowane, jednak najtrudniej w takim piśmie zachować biznesowy styl komunikacji. Z biegiem czasu, gdy odbyło się już kilka spotkań biznesowych, styl wypowiedzi w korespondencji może być nieco spersonalizowany, jednak zawsze należy pamiętać, że list biznesowy powinien być suchy, precyzyjny, pozbawiony dwuznaczności i przeoczeń.
Mając na uwadze powyższe zasady, dla większej przejrzystości przedstawiamy list biznesowy w języku angielskim, jako wzór korespondencji pomiędzy native speakerami.
Roberta Bakera
EcoLines spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Wzgórza 5
Madison, Wisconsin 53700
16 kwietnia 2016 r
Pani. Patrycja Wilber
Dyrektor Generalny
RSPSR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Droga Kokosowa 15
Manchester
brytyjski WFY2 3JР
Dziękujemy za przesłanie nam wcześniejszej zgody i teraz mam przyjemność zaprosić Państwa do przyjazdu do Londynu w celu wzięcia udziału w naszym międzynarodowym forum dotyczącym ochrony środowiska, które odbędzie się w hotelu Dorsey w Londynie w poniedziałek/środę 12/15 maja 2016 r.
Celem tego intensywnego forum ekologicznego dla ekologów jest:
Zwiększ bezpieczeństwo środowiskowe naszej planety
Umożliwiaj wymianę opinii i nawiązywanie kontaktów z ekologami z całego świata
Seminaria forum prowadzone są przez wybitną grupę międzynarodowych prelegentów, którzy będą przedstawiać projekty przyjazne środowisku ekspertom w tej dziedzinie.
Przesyłam Państwu formularz rejestracyjny, który należy odesłać do 5 maja. Opłata wynosi 65 GBP za osobę.
Będzie mi miło spotkać Cię na naszym forum w gronie tak wybitnych członków.
Z poważaniem
Roberta Bakera
Sekretarz Forum
Tel. 777-XXX-777
[e-mail chroniony]
|
Język rosyjski |
Język angielski |
|
powszechnie stosowane są skomplikowane klisze, co utrudnia ich zrozumienie |
klisze służą uproszczeniu zrozumienia |
|
całkowity brak emocjonalnego słownictwa |
Dozwolone jest używanie zwrotów nacechowanych emocjonalnie |
|
brakuje części pisma mającej na celu nawiązanie osobistego kontaktu z adresatem |
Na początku listu muszą znaleźć się zwroty mające na celu nawiązanie kontaktu z partnerami biznesowymi |
|
stosowane jest zarówno podejście „my”, jak i „podejście Ja” (piszę - piszę) |
typowe jest jedynie podejście „my”. |
|
zwrot w stronę stosowania sformułowań grzecznościowych wprowadzających i kończących dopiero się zaczyna |
werbalne wyrażenie szacunku dla rozmówcy, szacunku, uprzejmości jest wyraźnie widoczne |
|
list jest napisany tekstem ciągłym |
list ma budowę ściśle blokową |
Korespondencja biznesowa w języku angielskim zawiera przykłady różnorodnych zaproszeń na konferencje, udziału w projektach biznesowych, zakupu sprzętu, współpracy przy produkcji czy otrzymywania inwestycji.
Popraw swój angielski na stronie dzięki ciekawym ćwiczeniom online. Mową angielską należy zapamiętywać za pomocą zwrotów rozwijanych przez wiele stuleci. Jednocześnie w naszym mózgu pojawia się pewien dodatkowy ośrodek, który odpowiada za kształtowanie zrozumienia mentalności native speakerów.
Witam, drodzy przyjaciele! W list biznesowy Ważne jest, aby używać odpowiedniego stylu i tonu języka. Dlatego należy unikać:
| 1. Apelacja | |
| Szanowni Państwo, Szanowny Panie lub Pani | (jeśli nie znasz imienia odbiorcy) |
| Szanowny Panie, Pani, Pani lub Pani | (jeżeli znasz nazwisko adresata; w przypadku, gdy nie znasz stan cywilny kobiety powinny pisać Pani, pomyłka jest użycie wyrażenia „pani lub panna”) |
| Drogi Franku, | (Zwracając się do przyjaciela) |
| 2. Wprowadzenie, poprzednia komunikacja. | |
| Dziękujemy za e-mail z dnia (data)… | Dziękuję za list od (data) |
| W nawiązaniu do Twojego ostatniego e-maila… | Odpowiadając na Twój list... |
| Przepraszam, że nie skontaktowałem się z Tobą wcześniej… | Przepraszam, że jeszcze do Ciebie nie napisałam... |
| Dziękuję za list z 5 marca. | Dziękuję za list z 5 marca |
| W nawiązaniu do Twojego pisma z dnia 23 marca br | W nawiązaniu do Twojego pisma z 23 marca br |
| W związku z Państwa ogłoszeniem w „The Times” | Odnośnie pańskiego ogłoszenia w Timesie |
| 3. Wskazanie powodów napisania pisma | |
| Piszę z zapytaniem | Piszę do Ciebie, żeby dowiedzieć się... |
| Piszę, żeby przeprosić | Piszę do Ciebie, żeby przeprosić za... |
| Piszę, żeby potwierdzić | Piszę do Ciebie, aby potwierdzić... |
| Piszę w związku z | Piszę do Ciebie w związku z... |
| Chcielibyśmy zaznaczyć, że… | Chcielibyśmy zwrócić Waszą uwagę na... |
| 4. Żądanie | |
| Czy mógłbyś… | Czy mógłbyś... |
| Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł… | Byłbym wdzięczny, gdybyś... |
| Chciałbym otrzymać | Chciałbym otrzymać...... |
| Proszę, czy mógłbyś mi wysłać… | Czy mógłbyś mi wysłać... |
| 5. Umowa z regulaminem. | |
| Byłbym zachwycony… | Byłbym szczęśliwy... |
| Chętnie | byłbym szczęśliwy... |
| Chętnie | Byłbym szczęśliwy... |
| 6. Przekazywanie złych wiadomości | |
| Niestety... | Niestety… |
| Obawiam się, że... | Obawiam się, że... |
| Z przykrością muszę Cię o tym poinformować | Ciężko mi to powiedzieć, ale... |
| 7. Załącznik do pisma materiałów dodatkowych | |
| Z przyjemnością załączamy… | Cieszymy się, że inwestujemy... |
| W załączeniu znajdziesz... | W załączonym pliku znajdziesz... |
| Załączamy… | Załączamy... |
| W załączeniu (w przypadku e-maili) | W załączniku znajdziesz plik... |
| 8. Wyrażanie wdzięczności za zainteresowanie. | |
| Dziękuję za list | Dziękuję za Twój list |
| Dziękuję za zapytanie | Dziękuję za zainteresowanie... |
| Chcielibyśmy podziękować za list z… | Chcielibyśmy podziękować za… |
| 9. Przejście do innego tematu. | |
| Pragniemy również poinformować… | Chcielibyśmy poinformować również o... |
| Odnosząc się do Twojego pytania dotyczącego… | Odnośnie Twojego pytania dotyczącego... |
| W odpowiedzi na Twoje pytanie (zapytanie) dotyczące… | W odpowiedzi na Twoje pytanie dotyczące... |
| Zastanawiam się też, czy… | Jestem również zainteresowany... |
| 10. Pytania dodatkowe. | |
| Nie jestem pewien co do… | Nie jestem pewien co do... |
| Nie do końca rozumiem, o co… | Nie do końca rozumiem... |
| Czy mógłbyś wyjaśnić… | Czy mógłbyś wyjaśnić... |
| 11. Przekazywanie informacji | |
| Piszę, żeby Ci to uświadomić… | Piszę, aby poinformować Cię o... |
| Jesteśmy w stanie Ci to potwierdzić… | Możemy potwierdzić... |
| Z radością mogę Ci to powiedzieć… | Miło nam ogłosić… |
| Z przykrością informujemy, że… | Niestety musimy Was poinformować o... |
| 12. Oferuj swoją pomoc | |
| Czy chciałbyś, żebym…? | Czy mogę (zrobić)…? |
| Jeśli chcesz, chętnie… | Jeśli chcesz, chętnie... |
| Daj mi znać, czy chcesz, żebym… | Daj mi znać, jeśli będziesz potrzebować mojej pomocy. |
| 13. Przypomnienie o spotkaniu lub oczekiwaniu na odpowiedź | |
| Nie mogę się doczekać... | Nie mogę się doczekać |
| wkrótce się odezwiesz | kiedy znów cię usłyszę |
| spotkamy się w przyszły wtorek | do zobaczenia w przyszły wtorek |
| do zobaczenia w przyszły czwartek | spotkamy się w czwartek |
| 14. Podpis | |
| serdeczne pozdrowienia, | Z poważaniem… |
| Z poważaniem, | Z poważaniem (jeśli nie znasz imienia tej osoby) |
| Z poważaniem, | (jeśli znasz nazwę) |
Angielski dla biznesu_1
Angielski dla biznesu-2
1 I musiałem czekać ponad godzinę na lotnisku, zanim taksówka przyjechała po mnie.
…
2 Cała konferencja była farsą! Delegaci wędrowali z sali do
pokoju i nikt nie wiedział, gdzie powinni być i co się dzieje. Co poszło nie tak?
…
3 I to wszystko była wina Twojej firmy.
…
4 Więc co zamierzasz z tym zrobić?
…
W dzisiejszych czasach wiele firm ma zagranicznych partnerów lub zagraniczne oddziały, dlatego znajomość języka angielskiego dla sekretarki czy osobistej asystentki nie jest trendem w modzie, ale pilną koniecznością. Dzisiaj porozmawiamy o tym, jak prawidłowo przygotować niektóre rodzaje dokumentów, które często przypisuje się sekretarzowi.
Notatka serwisowa (memorandum)- Są to pisemne komunikaty wewnątrz firm lub oddziałów firmy. Służą zazwyczaj do ogłoszeń, omawiania procesów biznesowych, raportowania pracy firmy i rozpowszechniania informacji wśród pracowników. Notatka jest dokumentem publicznym, dlatego nie należy w niej zapisywać żadnych informacji poufnych.
Podczas pisania zwykle używany jest styl nieformalny. Notatka nie powinna być zbyt krótka ani zbyt oficjalna, ale zaleca się, aby była zwięzła. Struktura notatki jest następująca: najważniejsze informacje umieszczone są w pierwszym akapicie, a w kolejnych akapitach są one wyjaśnione bardziej szczegółowo. Wszystkie notatki zawierają następujące elementy:
Do notatek urzędowych zwyczajowo używa się białego papieru do druku, formatu A4 lub mniejszego (notatki urzędowe należy umieszczać w tacach na dokumenty przychodzące).
Nie daj się zwieść wysyłaniu zbyt wielu notatek – pamiętaj, że każdy pracownik jest zajęty i ma swoje obowiązki do wykonania. Niektórzy uważają, że notatki są skutecznym narzędziem zarządzania, ale nie jest to do końca prawdą. Chociaż notatki mogą służyć do kierowania pracą i sugestiami, krytykę i pochwały najlepiej przekazywać danej osobie osobiście.
Choć większość informacji przekazywana jest dziś drogą elektroniczną poprzez wpisanie wiadomości w skrzynce odbiorczej, ważnym elementem korespondencji biznesowej pozostaje wykorzystanie załączonych notatek (dokumentów). Przesyłając dokumenty pocztą elektroniczną, nie zapomnij o ich prawidłowym formacie (Przykłady 1, 2).
PRZYKŁAD 1
|
Do: Igor Iwanow/ Igor Iwanow
Z: Julia Siergiejewa/ Julia Siergiejewa Wiceprezes ds. komunikacji ZAO Funny Cats/ Wiceprezes ds. public relations Fanny Cats CJSC Przyłączony: Raport zaliczkowy #08/2011/ Raport wstępny nr 8/2011 OAL (kopia)/ Wyciąg z konta (kopia) Memorandum/ Notatka serwisowa Proszę o przyjęcie na konto 52 300 (pięćdziesiąt dwa tysiące trzysta) rubli, które bez pokwitowania wyciągnąłem jako dietę za pierwsze wyjazdy służbowe do Szwecji i Włoch (przepadło). Proszę wziąć pod uwagę kwotę 52.300 (pięćdziesiąt dwa tysiące trzysta) rubli pobraną jako zwrot kosztów podróży za moje pierwsze dwie podróże służbowe do Szwecji i Włoch bez pokwitowania, ponieważ zostało utracone. _________________ / Julia Siergiejewa / Julia Siergiejewa |
PRZYKŁAD 2
|
Do: Dział Marketingu ZAO Funny Cats/ Dział Marketingu JSC „Fanny Cats” Z: Igor Iwanow/ Igor Iwanow Dyrektor zarządzający Funny Cats, ZAO/ Dyrektor Zarządzająca JSC Fanny Cats Temat: Prezentacja klienta/ Prezentacja dla klienta Prezentacja dotycząca marketingu nowego produktu, którą przygotowałeś w zeszłym tygodniu, była wyjątkowa! Twój entuzjazm, strategia sprzedaży i wiedza o produkcie były imponujące i z pewnością przypieczętowały transakcję z naszym partnerem. Dziękujemy za wspaniałą pracę i poświęcenie! Moje gratulacje dla Was wszystkich! Prezentacja sprzedażowa naszych nowych produktów, którą przedstawiłeś w zeszłym tygodniu, była świetna! Twój entuzjazm, strategia sprzedaży i wiedza o produktach były imponujące i z pewnością zagwarantują zawarcie umowy z naszym partnerem. Dziękujemy za wzorową pracę i zaangażowanie w firmę! Moje gratulacje dla Was wszystkich! Z poważaniem,/ Z poważaniem, Igor Iwanow/ Igor Iwanow |
List z rezygnacją- jest to oficjalny dokument, za pomocą którego pracownik powiadamia o zwolnieniu ze stanowiska lub działu. Przedkłada się go bezpośredniemu przełożonemu. Jeżeli firma jest zagraniczna, wniosek można napisać w języku angielskim.
Dlaczego konieczne jest złożenie rezygnacji? Przede wszystkim po to, aby utrzymać dobre relacje z pracodawcą i organizacją, w której pracowałeś oraz otrzymać pozytywne referencje (listy polecające). Nawet jeśli w niektórych firmach wystarczy ustne wypowiedzenie o zwolnieniu, to pisemna rezygnacja może zostać zatrzymana przez pracodawcę i pracownika i w razie potrzeby wykorzystana do celów prawnych.
Możliwości pisania aplikacji w języku angielskim jest wiele, jednak wszystko zależy od konkretnej firmy i przyjętych praktyk biznesowych. Ale są ważne punkty: na przykład tekst wniosku musi zawierać datę zwolnienia, datę napisania i osobisty podpis.
Na końcu wniosku należy wskazać kopie, które adresowane są do osób innych niż bezpośredni przełożony (np. kierownik HR lub szef firmy).
List rezygnacyjny musi być napisany kompetentnie i zwięźle w stylu biznesowym, w oparciu o rygorystyczne cechy językowe właściwe współczesnemu angielskiemu.
Zauważamy jednak, że najważniejsze w tej sytuacji jest to, aby móc pożegnać się z firmą w dobrym nastroju. Jest to jeden ze składników sukcesu zawodowego i rozwoju zawodowego.
Poniżej znajduje się nowoczesny standardowy list rezygnacyjny w języku angielskim sporządzony w Wielkiej Brytanii (Przykład 3).
PRZYKŁAD 3
|
083, Oxford Road/ 083 Oxford Road Manchester, NH 23432/ Manchesterze, NH 23432 Do: Pani. Anna Clark/ Pani Anna Clark Starszy Specjalista ds. Sprzedaży MA Handel/ Starszy Specjalista ds. Sprzedaży mgr Handel Szanowna Pani Clarka Proszę przyjąć niniejszy list jako oficjalną rezygnację z mojego stanowiska Menedżera Sprzedaży ze skutkiem od dnia 24 września 2011 roku. Odchodzę z tego stanowiska, ponieważ pojawiła się możliwość podjęcia studiów magisterskich na kierunku Business Administration. Rozumiem, że to stanowisko wymaga mojej pełnej uwagi i dlatego nie pozwoli mi studiować w niepełnym wymiarze godzin. Dziękuję firmie MA Trade za daną szansę, a w szczególności dziękuję za cenne szkolenie i wykazany profesjonalizm. Chętnie dam firmie miesiąc na znalezienie zastępstwa na moje stanowisko. Szanowna Pani Clark, Proszę przyjąć to oświadczenie jako moją oficjalną rezygnację ze stanowiska kierownika sprzedaży z dniem 24 września 2011 roku. Opuszczam to stanowisko ze względu na możliwość odbycia szkolenia i uzyskania tytułu magistra Zarządzania Biznesem. Stanowisko to wymaga mojej intensywnej uwagi i trudno jest mi znaleźć możliwość dodatkowego szkolenia. Dziękuję firmie MA Trade za możliwości, jakie dały mi i Państwu osobiście, za wiedzę i profesjonalizm, którymi przez cały ten czas się ze mną dzieliliście. Chętnie daję firmie 1 miesiąc na znalezienie kandydata na moje stanowisko. Z poważaniem,/ Z wyrazami szczerego szacunku, Julia Pratt/ Julia Pratt Kierownik Sprzedaży, mgr Handel/ Kierownik sprzedaży MA Trade CC: Pani. Cecilia Rodriguez, Menedżer ds. Zasobów Ludzkich/ DW: Cecilia Rodriguez, menedżer HR |
Nowoczesny e-maile, przesyłane sobie przez pracowników pocztą, z reguły są dość krótkie i mogą mieć charakter zarówno formalny, jak i nieformalny. Ale nawet jeśli list ma charakter nieformalny, powinien być schludny, łatwy do odczytania i chłonąć informacje.
Poniżej znajduje się kilka standardowych opcji projektowania. e-maile(początek i koniec) w zależności od odbiorcy, bieżących zadań i Waszej relacji.
|
Znacie się dobrze |
Czy jesteś zaznajomiony? |
Nie znacie się |
W dobie prywatnego kapitału i inwestycji nauka języka obcego to nie tylko zainteresowanie społeczności międzynarodowej, ale także praktyczna konieczność. Wiele firm współpracuje z partnerami zagranicznymi i dlatego musi utrzymywać ugruntowane kontakty i wzajemne zrozumienie. Głównym środkiem komunikacji osób w sferze biznesowej jest korespondencja urzędowa. Dziś dowiemy się, jak poprawnie napisać list w języku angielskim, przestrzegając zasad i ram komunikacji biznesowej. W materiale podane zostaną także przykłady tego, jak wygląda korespondencja biznesowa w języku angielskim, przykłady liter i zwrotów niezbędnych w komunikacji formalnej.
Najpierw zdecydujmy, jaki tekst blokuje list biznesowy w języku angielskim. Przyjrzyjmy się każdemu punktowi w kolejności.
Standardowy formularz rozpoczyna się od danych nadawcy, znajdujących się w prawym górnym rogu. Struktura listu biznesowego zakłada ścisłą kolejność zapisywania danych, dlatego pisanie zawsze odbywa się w ustalonej kolejności. Na końcach wierszy nie ma znaków interpunkcyjnych.
Data jest wcięta trzy wiersze po danych nadawcy. Istnieje kilka akceptowalnych formatów wpisywania daty:
Następnie przejdź na lewą stronę arkusza i wpisz w odpowiedniej kolejności adres oraz dane odbiorcy.
*Odwołanie jest elementem wymaganym. W przypadku mężczyzn jest to najczęściej Pan, w przypadku kobiet Pani. Również do kobiety zamężnej używa się słowa Pani, a do kobiety niezamężnej – Pani.
Pierwszą rzeczą, którą musisz umieścić w liście, jest zdanie powitalne. Jej styl zależy od bliskości znajomości z rozmówcą. List urzędowy charakteryzuje się standardowymi sformułowaniami: Szanowna Pani/Pani + nazwisko odbiorcy. Jeśli informacje o rozmówcy nie są znane, należy użyć kombinacji Szanowny Panie lub Pani. Gdy wiadomość jest przeznaczona dla kilku osób, stosuje się liczbę mnogą: Szanowni Państwo, Szanowni Koledzy, itp. W komunikacji nieformalnej można posługiwać się imieniem: Droga Maryjo. Należy zwrócić uwagę na znak interpunkcyjny: w języku angielskim adres oddziela się przecinkiem, a w języku amerykańskim – dwukropkiem.
Przejdźmy do projektu głównego elementu informacyjnego listu biznesowego w języku angielskim.
Najczęściej tekst główny zaczyna się od małego zdania wprowadzającego, zwłaszcza jeśli nie jest to pierwsza litera, ale korespondencja w odpowiedzi. Oto przykłady zwrotów wprowadzających w języku angielskim z tłumaczeniem na język rosyjski.
Jeśli prowadzisz ściśle oficjalną korespondencję biznesową, nigdy nie pisz skróconych form predykatów „Jestem”, „Jesteś” itp.
Następnie w logicznej kolejności wskazane są cele i powody prowadzenia korespondencji biznesowej w języku angielskim oraz dodawane są prośby lub oczekiwania dotyczące ewentualnej odpowiedzi. Z reguły, dla ułatwienia czytania, tekst jest podzielony na kilka małych akapitów (bez użycia czerwonej linii/tabulatora). Przyjrzymy się temu blokowi bardziej szczegółowo nieco później, korzystając z praktycznych przykładów.
Zachowując uprzejmy ton, warto zakończyć list standardowymi wyrażeniami wdzięczności, zapewnieniami o oczekiwaniu na odpowiedź, ofertą współpracy i zaproszeniem do dalszej komunikacji. Ostatnie zdanie jest ważnym elementem komunikacji biznesowej.
| Przykład | Tłumaczenie |
| Proszę potwierdzić odbiór… | Proszę potwierdzić odbiór... |
| Jeśli masz jakiekolwiek pytania, nie wahaj się z nami skontaktować. | Jeśli masz jakiekolwiek pytania, nie wahaj się z nami skontaktować. |
| Z góry dziękuję. | Z góry dziękuję. |
| Wysoko cenimy Twój zwyczaj. | Współpraca z Państwem jest dla nas bardzo ważna. |
| Jeśli będziemy mogli w jakikolwiek sposób pomóc, skontaktuj się z nami ponownie. | Skontaktuj się z nami ponownie, jeśli będziemy mogli Ci w jakikolwiek sposób pomóc. |
| Dziękujemy i czekamy na wiadomość od Ciebie. | Dziękujemy, czekamy na Twoją odpowiedź. |
Przed podaniem swoich danych należy skorzystać z innej formy grzecznościowej – życzeń wszystkiego najlepszego lub wyrazu szacunku. Z reguły w języku angielskim biznesowym występują trzy rodzaje podobnych zwrotów:
Końcowe oświadczenie oddziela się przecinkiem, a następnie w nowym wierszu składa się podpis osobisty wskazujący imię, nazwisko i stanowisko.
| Z poważaniem,
Samuela Frankstona Dyrektor Generalny zał. Kopia licencji |
Z poważaniem,
Wadim Graczow Menedżer sprzedaży zał. Katalog |
Dodatkowo do tekstu można dodać dodatkowe załączniki. Ich obecność zaznaczona jest na końcu listu, bezpośrednio po podpisaniu. Wyrażenie zaczyna się od skrótu Enc. (załącznik – wniosek), a następnie wykaz załączonych dokumentów.
Przyjrzeliśmy się teoretycznie poprawnemu formatowaniu wiadomości w korespondencji biznesowej. Przejdźmy teraz do części praktycznej i spójrzmy na przykład listu biznesowego do różnych celów oraz zwroty w języku angielskim typowe dla korespondencji formalnej.
Koncepcja oficjalnego listu ma wiele odcieni. Może to być prośba, propozycja handlowa, skarga, przeprosiny, wniosek o zatrudnienie, list motywacyjny itp. W tej części zastanowimy się w praktyce, jak pisze się listy biznesowe po angielsku i jakie standardowe klisze można w nich rozpoznać. Dla wygody próbki rozmieścimy według gatunku.
Praca w zagranicznej firmie to marzenie wielu młodych ludzi. Aby ugruntować swoją pozycję po pozytywnej stronie, musisz kompetentnie skomponować list motywacyjny - wniosek o odpowiedź na wakat. Oprócz informacji już przedstawionych w materiale, w takich żądaniach często używa się wyrażeń przedstawionych w tabeli.
Pełne oświadczenie brzmi następująco.
| Artem Kosariew Birmingham B48 7JN Frost logistyka spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Nazywam się Artem i piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie na stanowisko operatora komputera w dzisiejszej gazecie Independent. Posiadam doświadczenie w pracy na stanowisku operatora komputera w firmie Trust General oraz odpowiednie wykształcenie. Chciałbym ubiegać się o tę pracę, ponieważ zdecydowałem się przeprowadzić do Londynu. Jestem osobą godną zaufania i byłbym dla Ciebie dobrym pracownikiem. W każdej chwili jestem gotowy przyjść na rozmowę kwalifikacyjną. Dziękuję za uwagę. Z poważaniem, |
Taka korespondencja często służy do żądania wydania niezbędnych dokumentów. Poza tym w świecie biznesu często piszą listy z prośbą o przesłanie dodatkowe informacje np. katalog produktów, w celu złożenia zamówienia na materiały eksploatacyjne. Zapytanie lub prośbę w języku angielskim można wyrazić wykorzystując poniższe formalne klisze korespondencyjne.
| Przykład | Tłumaczenie |
| To jest prośba o udzielenie… | To jest prośba/prośba o dostarczenie... |
| Prosimy o poinformowanie nas... | Prosimy o poinformowanie nas... |
| Piszemy z zapytaniem o… | Prosimy o poinformowanie nas o... |
| Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł… | byłemByłbym wdzięczny, gdybyczy ty... |
| Będziemy wdzięczni za przesłanie nam… | Będziemy bardzo wdzięczni, jeśli prześlesz nam... |
| Czy mógłbyś mi wysłać… | Czy mógłbyś mi wysłać... |
| Czy możesz daj mi jakieś informacje na temat… | Czy mógłbyś udzielić mi informacji na temat... |
| Czy możesz przesłać mi więcej szczegółów… | Czy mogę prosić o przesłanie szczegółowych informacji... |
Spójrzmy na praktyczny przykład listu biznesowego tego typu. Daty i adresy są takie same dla wszystkich listów, dlatego przedstawimy jedynie treść części głównej i podpis.
| Szanowny Panie Brams
Piszę w nawiązaniu do Państwa ogłoszenia w Guardianie. Czy możesz podać mi informacje na temat swojej propozycji? Chciałbym otrzymać kopię aktualnego cennika. Zastanawiam się również, czy przy zakupie hurtowym można uzyskać niższą cenę. Dziękuję i czekam z niecierpliwością na wiadomość od Ciebie. Z poważaniem, Kate Gordon Menedżer sprzedaży Firma T&K |
Nierzadko zdarza się, że list biznesowy ma formę skargi, na przykład dotyczącej działań pracowników lub złej jakości świadczonych usług. Aby umożliwić Ci wyrażenie swojego oburzenia w stylu sugerującym komunikację formalną, w języku angielskim dostępne są następujące gotowe szablony.
W treści pisma należy szczegółowo wskazać wszystkie dane dotyczące zaistniałej sytuacji i wyjaśnić przyczyny oburzenia.
| Szanowna Pani Melts,
Piszę, aby złożyć skargę dotyczącą nieefektywnej pracy Twojej firmy kurierskiej. 13 grudnia zamówiłem u Państwa dziesięć komputerów i sześć drukarek laserowych. Specjalnie ustaliłem dostawę z twoim menadżerem na 20 grudnia, aby zapewnić punktualność. Dziś jest 22 grudnia, a zamówiony przeze mnie sprzęt nadal nie został dostarczony. Chcę otrzymać moje zakupy tak szybko, jak to możliwe. Mam nadzieję, że szybko uporacie się Państwo z moim problemem, gdyż sprawia on mi duże niedogodności. Z poważaniem, Boba Murraya |
Ostatnie przykłady listów będą powiązane z wiadomościami z odpowiedzią. Odpowiedź musi zaczynać się od wdzięczności za otrzymane przesłanie. A następnie taktownie wyjaśnij zaistniałą sytuację, przeproś i wskaż sposoby rozwiązania problemu. Przyjrzyjmy się, jakie zwroty na ten temat odpowiadają biznesowemu angielskiemu.
| Przykład | Tłumaczenie |
| Dziękujemy za zwrócenie nam uwagi na problem. | Dziękujemy za zwrócenie nam uwagi na ten problem. |
| Bardzo nam przykro to słyszeć… | Bardzo nam przykro to słyszeć... |
| Proszę przyjąć nasze przeprosiny za… | Proszę przyjąć nasze przeprosiny za... |
| Masz moją pewność, że… | Zapewniam Cię, że... |
| Proszę mieć pewność, że będziemy… | Bądź pewien, że my... |
| Aby zrekompensować niedogodności spowodowane… | Aby zrekompensować niedogodności spowodowane... |
Spójrzmy na przykład.
| DrogaPanMurraya,
Proszę przyjąć nasze przeprosiny za niedawne problemy związane z naszą usługą dostawy. Nasza firma doświadczyła ostatnio pewnych problemów z oprogramowaniem. Od tego czasu sprzedawca zastosował poprawkę i nasze systemy są teraz w 100% funkcjonalne. Zapewniamy, że zamówienie otrzymasz najpóźniej pojutrze. Aby zrekompensować powstałe niedogodności, zastosowaliśmy 20% rabatu na zamówiony przez Państwa sprzęt. Wysoko cenimy Twój zwyczaj. Z poważaniem, Nicka Harleya |
Oto rodzaj rozmówek biznesowych, które opracowaliśmy na podstawie wyników przestudiowania materiału: korespondencja biznesowa w języku angielskim, przykłady liter i zwrotów do komunikacji formalnej. Mamy nadzieję, że dzięki naszym wskazówkom udoskonalisz swoje umiejętności komunikacji biznesowej i osiągniesz wzajemne zrozumienie z partnerami zagranicznymi! Do zobaczenia na nowych zajęciach!
Wyświetlenia: 1065
