Dold information kan inkludera:
dolda data och personuppgifter som inte ska delas i Word-dokument
Excel-data läggs till i boken när arbetar tillsammans med andra människor
Dolda data och personlig information i PowerPoint som kan lagras i presentationen eller i dess metadata.
dokumentinformation och filegenskaper i Visio dokument X
Notera: Om du inte skickar in ditt dokument till Microsoft kommer vi inte att se några uppgifter från det.
Den här artikeln beskriver de typer av data som vanligtvis lagras i Office-dokument så att du kan bestämma vad som ska behållas och vad som ska tas bort från dokumentet eller metadata. Vissa data som Document Inspector inte kan ta bort beskrivs i tabellerna som beskriver Word, Excel och PowerPoint.
En elektronisk kopia av ett Word-dokument som du delar med kunder eller kollegor innehåller ofta dolda data eller personlig information som lagras i själva dokumentet eller i dokumentegenskaper eller metadata.
Råd: fil > Täta, klicka Skriv ut alla sidor och avmarkera Utskriftskorrigeringar.
Word-dokument kan innehålla följande typer av dold och personlig information:
Anteckningar, revisionslägesmärken, versioner och handskrivna anteckningar. Om du samarbetar med andra för att skapa ett dokument, kan dokumentet innehålla objekt som revisionsposter, anteckningar, handskrivna anteckningar och versioner. Den här informationen kan tillåta andra att se namnen på personer som arbetat med dokumentet, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i dokumentet, men inte om du inte vill dela det med någon utanför ditt team.
Dokumentegenskaper, eller metadata, inkluderar information om dokumentet, såsom författare, ämne och titel. Dokumentegenskaper inkluderar även data som sparas automatiskt Office-program, till exempel namnet på den person som senast sparade dokumentet och datumet då dokumentet skapades. Om vissa funktioner användes kan dokumentet även innehålla olika typer personuppgifter, såsom meddelanderubriker e-post, granska inlämningsinformation, dokumentvägar och mallnamn.
Sidhuvud och sidfötter. Word-dokument kan innehålla data i sidhuvuden och sidfötter. Dessutom kan du ha lagt till en bakgrund till ditt Word-dokument.
Dold text Word-dokument kan innehålla text formaterad som dold text. Om du inte vet om det finns dold text i ett dokument kan du använda Document Inspector för att söka.
Dokumentserveregenskaper. Om dokumentet sparades på en dokumenthanteringsserver (till exempel en dokumentarbetsyta eller ett Windows SharePoint Services-baserat bibliotek) kan dokumentet innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information som är kopplad till den serverplatsen.
Anpassade XML-data Dokument kan innehålla anpassade XML-data som inte är synliga i dokumentet. Dokumentinspektören kan hitta och ta bort denna XML-data.
Du kan använda Document Inspector för att hitta och ta bort dolda och personliga data i Word-dokument. Vi rekommenderar att du använder Document Inspector innan du delar en elektronisk kopia av ett Word-dokument, till exempel en e-postbilaga.
Öppna Word-dokument, som du vill kontrollera för dolda och personliga uppgifter.
Öppna fliken Fil, tryck på knappen Spara som och ange namnet i fältet Filnamn för att spara en kopia av originaldokumentet.
Öppna fliken i en kopia av originaldokumentet Fil och tryck på knappen Intelligens.
Klick Felsökning, välj sedan Dokumentinspektör.
I dialogrutan Dokumentinspektör Markera kryssrutorna för att välja vilka typer av dold information du vill kontrollera.
Klicka på knappen Kontrollera.
Granska skanningsresultaten i dialogrutan Dokumentinspektör.
Klicka på knappen Ta bort allt bredvid resultatet av en kontroll av de typer av dolda data som måste tas bort från dokumentet.
Viktig:
Dolda data som tagits bort från ett dokument kan inte alltid återställas med kommandot Avboka.
Om du vill ta bort från dokument sparade i OpenDocument-format(ODT), dolda data och personliga data måste du starta Document Inspector varje gång du sparar ett dokument i detta format.
Word Document Inspector visar flera olika inspektörer som låter dig hitta och ta bort dolda data och personlig information som är specifik för Word-dokument. För att få en lista olika typer Dolda och personliga data som Document Inspector kan hitta och ta bort från Word-dokument, kolla in tabellen nedan.
Anmärkningar:
Inspektör | Hittar och tar bort |
|---|---|
|
Anteckningar, korrigeringar, versioner Notera: I Word Starter 2010 tar Document Inspector endast bort versioner och kommentarer. |
Anteckningar Flaggor i patchläge Dokumentversionsinformation Handskrivna anteckningar |
|
Dokumentegenskaper och personuppgifter |
Allmän, Statistik Och Andra dialogrutan Dokumentegenskaper E-postrubriker Dokumentera rutter Dokumentserveregenskaper Information om innehållstyp Användarnamn Mallnamn |
|
Sidhuvud och sidfötter och vattenstämplar |
Information om dokumenthuvudet Information i sidhuvuden och sidfötter i dokument "Vattenstämplar" |
|
Dold text |
Text formaterad som dold (teckensnittsalternativ tillgängligt i dialogrutan Font) Notera: Den här inspektören kan inte upptäcka text som är dold av andra metoder (till exempel vit text på en vit bakgrund). |
|
Anpassade XML-data |
Anpassad XML-data som kan lagras i ett dokument |
|
Osynligt innehåll |
Notera: Den här inspektören hittar inte objekt som är blockerade av andra objekt. |
På delning elektronisk kopia av en Excel-arbetsbok, se till att du granskar arbetsboken för dolda eller personliga data som kan lagras i själva arbetsboken eller i dess dokumentegenskaper (metadata).
Document Inspector i Excel kan hjälpa dig att hitta och ta bort dolda data och personlig information från arbetsböcker.
Notera:Även om du kan ta bort dold och personlig information från arbetsböcker som du har delat med andra, om en Excel-arbetsbok sparades som delad, kan du inte ta bort kommentarer, anteckningar, dokumentegenskaper eller personlig information från den. För att ta bort denna data från en delad arbetsbok, kopiera den först och ta bort dela den.
Document Inspector hjälper dig att hitta och ta bort dolda data och personliga data i Excel-arbetsböcker. Vi rekommenderar att du använder Document Inspector innan du delar en elektronisk kopia av en bok, till exempel en e-postbilaga.
Nedan listas några objekt som kan vara källan till dolda och personliga data i Excel-arbetsböcker.
Om en bok skapades med andra kan den innehålla anteckningar och handskrivna anteckningar. Denna information gör att andra kan se namnen på personerna som bidragit till boken, se recensenters kommentarer och se ändringar som gjorts i boken.
Metadata och dokumentegenskaper i Excel, liksom i andra Office-program, inkluderar information som författare, ämne och titel. Office sparar automatiskt namnet på den person som senast sparade arbetsboken, datumet då dokumentet skapades och platsen för dokumentet (Excel 2013 eller senare). Du kan ha ytterligare personligt identifierbar information (PII), såsom e-postrubriker, skicka information, surfning och rutter, skrivaregenskaper (som skrivarsökväg och lösenord för säker utskrift) och filsökvägsinformation att publicera. Webbsidor.
Sidhuvud och sidfötter. Excel-arbetsböcker kan innehålla data i sidhuvuden och sidfötter.
Dolda linjer, kolumner och ark. Rader, kolumner och hela ark kan döljas i en bok. När du distribuerar en kopia av en arbetsbok som innehåller dolda rader, kolumner eller ark, kan andra personer visa dem och visa data de innehåller.
Dokumentserveregenskaper. En arbetsbok sparad på en dokumenthanteringsserver, till exempel en dokumentarbetsyta eller Windows bibliotek SharePoint Services kan innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller serverplatsinformation.
Anpassad XML-data. Excel-arbetsböcker kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Dokumentinspektören kan hitta och ta bort denna XML-data.
Osynligt innehåll. Böcker kan innehålla objekt som är formaterade som osynliga.
Inbäddade filer eller objekt. Arbetsböcker kan ha inbäddade filer (som Office-dokument eller textfiler) eller inbäddade objekt (som diagram eller ekvationer) som innehåller osynliga data.
Makron baserade på VBA-kod. Arbetsböcker kan innehålla makron, VBA-moduler, COM- och ActiveX-kontroller, användarformulär eller anpassade funktioner, som kan innehålla dolda data.
Objekt med cachad data. Arbetsböcker kan ha cachad data från pivottabeller, pivotdiagram, skivare, tidslinjer och kubformler som kanske inte visas.
Excel-undersökningar. Böcker kan innehålla dold Excel Enkätfrågor som har skrivits in i Excel online och sparats i arbetsboken men som inte syns i arbetsboken.
Skripthanterarens skript. Arbetsböcker kan ha skript definierade med Script Manager. De kan innehålla cachad eller dolda data.
Filter. Arbetsböcker kan ha aktiva autofilter eller tabellfilter, vilket kan göra att cachelagrade eller dolda data lagras i arbetsböcker.
Dolda namn. Det kan finnas dolda namn i böckerna, vilket kan vara en källa till dolda data.
Dokumentgranskaren visar upptäckta objekt för att hjälpa dig hitta och ta bort dolda data och personlig information som är kopplad till Excel-arbetsböcker. Tabellen nedan listar de typer av dold och personlig information som Document Inspector kan hitta och ta bort från arbetsböcker.
Anmärkningar:
I Microsoft Excel Inte alla Starter 2010 stöds Excel-funktioner anges i tabellen.
Om din organisation har lagt till anpassade moduler till Document Inspector kan ytterligare typer av data upptäckas.
|
Dokumentinspektören hittar och tar bort |
|
|---|---|
|
Anteckningar |
Anteckningar Handskrivna anteckningar Notera: I Excel Starter 2010 tar Document Inspector bara bort anteckningar. |
|
Dokumentegenskaper och personuppgifter |
Dokumentegenskaper, inklusive flikinformation Allmän, Statistik Och Andra dialogrutan Dokumentegenskaper (Excel 2013 eller senare) Dokumentplats. när du trycker på en knapp radera alla den befintliga dokumentplatsen kommer att raderas från filen. Dokumentplatsen kommer inte att returneras till filen när du sparar förrän du stänger Excel 2013 eller senare och sedan öppnar filen igen. E-posthuvuden Dokumentera rutter Data skickas för verifiering Dokumentserveregenskaper Information om dokumenthanteringspolicy Information om innehållstyp Användarnamn Information om skrivarens sökväg Manusanteckningar Anteckningar för specifika namn och tabellnamn Inaktiva externa dataanslutningar |
|
Sidhuvud och sidfötter |
Information om arkrubrik Information i bladanteckningar |
|
Dolda rader och kolumner |
Dolda linjer Dolda datakolumner Anmärkningar: |
|
Dolda lakan |
Dolda lakan Notera: Om dolda ark Arbetsboken innehåller data om den raderas kan beräkningsresultaten för formlerna i arbetsboken ändras. Om du inte vet vilka data som finns i dolda ark, stänger du dokumentgranskaren, visar de dolda arken och visar sedan innehållet. |
|
Anpassade XML-data |
Anpassad XML-data som kan lagras i en arbetsbok |
|
Osynligt innehåll |
Objekt formaterade som osynliga Notera: Dokumentinspektören upptäcker inte objekt som är blockerade av andra objekt. |
Dokumentinspektören hittar följande objekt som kan innehålla data som inte är synliga i arbetsboken. Han kan inte ta bort dem, eftersom det kan leda till att boken inte fungerar som den ska. Du kan granska varje hittat objekt och bestämma om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt utan dolda data, till exempel en statisk bild.
|
Dokumentinspektörens fynd |
|
|---|---|
arkceller; |
|
|
Inbäddade filer eller objekt |
bitmappar; Visio grafik Ordobjekt dokument text OpenDocument. |
|
Makron baserade på VBA-kod |
Makron eller VBA-moduler som kan innehålla dolda data i en arbetsbok. Dessa inkluderar: makron inklusive ark Excel-makron 4,0 (XLM); VBA-moduler; COM- eller ActiveX-kontroller. Anpassade formulär, inklusive Excel-nummer nya formulär 5.0 anpassade funktioner. |
|
Business intelligence-komponenter med cachad data |
Business intelligence-komponenter som kan innehålla cachad data lagrad i arbetsboken, inklusive osynlig data. Dokumentgranskaren söker efter följande objekt, som kan innehålla en sammanfattningscache, en segmentcache eller en kubformelcache: pivottabeller och pivotdiagram; skivor och tidslinjer; kubformler. |
|
Excel-undersökningar |
Excel Enkätfrågor skapade i Excel för webben och sparade med arbetsboken men inte synliga i arbetsboken. |
|
Skripthanterarens skript |
Skript som definieras med Script Manager och kan orsaka att cachad eller dold data lagras i arbetsboken. |
|
Filter |
Filter som kan göra att cachelagrade eller dolda data lagras i arbetsboken. Document Inspector söker efter autofilter och tabellfilter som tillämpas på data. |
|
Dolda namn |
Dolda namn som kan vara källan till dolda data i arbetsboken. |
Du kan hitta och ta bort dold information i PowerPoint-presentationer med hjälp av Document Inspector.
Råd: Om du bara inte skriver anteckningar, välj fil > Täta, klicka på bilder av storlek hela sidan och avmarkera Skriva ut anteckningar.
Du kan spara olika typer av dolda och personliga data i en PowerPoint-presentation. Även om denna information kanske inte är omedelbart synlig, kan den fortfarande hämtas från presentationen.
Dolda data kan innehålla data som PowerPoint lägger till så att du kan dela din presentation med andra personer. Detta inkluderar även information som avsiktligt har markerats som dold.
PowerPoint-presentationer kan innehålla följande typer av dold och personlig information:
Anteckningar och handskrivna anteckningar. Om presentationen skapades med andra kan den innehålla anteckningar eller handskrivna anteckningar. Denna information låter andra användare se ändringar som gjorts och namnen på användare som arbetat med presentationen, samt kommentarer från granskare.
Patch spårningsdata. När man arbetar tillsammans på gemensamt dokument lagras i molnet, PowerPoint 2016 för Office 365 håller reda på vem som gjorde ändringar i dokumentet och när.
Dokumentegenskaper och personuppgifter. Dokumentegenskaper (metadata) inkluderar presentationsinformation som författarens namn, ämne och titel. De innehåller även information som Office-program sparar automatiskt, till exempel namnet på den person som senast sparade dokumentet och datumet då dokumentet skapades. Om du använde vissa funktioner kan dokumentet även innehålla ytterligare personlig information, såsom e-postrubriker, granskningsinlämningsinformation, dokumentvägar, skrivarsökvägar och filsökvägsinformation för publicering av webbsidor.
Osynligt innehåll på en bild. Presentationen kan innehålla objekt som är formaterade som icke-visningsbara.
Innehåll utanför bilden. PowerPoint-presentationer kan innehålla objekt som inte visas eftersom de har flyttats från bilden. Sådana föremål kan vara inskriptioner, bilder, grafiska element och tabeller.
Anteckningar till presentationen. Anteckningsdelen i en PowerPoint-presentation kan innehålla text som du kanske inte vill dela med andra, särskilt om anteckningarna skapades enbart för presentatören.
Dokumentserveregenskaper. Om presentationen sparades på en dokumenthanteringsserver, till exempel en Document Workspace-webbplats eller ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan den innehålla ytterligare egenskaper eller serverplatsinformation.
Anpassad XML-data. Presentationer kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva presentationen. Dokumentinspektören kan hitta och ta bort denna XML-data.
PowerPoint Document Inspector visar flera olika inspektörer för att hjälpa dig hitta och ta bort dolda data och personlig information som är specifik för din PowerPoint-presentationer. För en lista över olika typer av dolda och personliga uppgifter som Document Inspector kan hitta och ta bort från presentationer, kolla in tabellen nedan.
Om din organisation har lagt till ytterligare moduler, kan du söka efter annan typ av information i dina presentationer.
Inspektör | Hittar och tar bort |
|---|---|
|
Anteckningar |
Anteckningar Handskrivna anteckningar |
|
Dokumentegenskaper och personuppgifter |
Dokumentegenskaper, inklusive flikinformation Allmän, Statistik Och Andra dialogrutan Dokumentegenskaper E-posthuvuden Dokumentera rutter Data skickas för verifiering Dokumentserveregenskaper Information om dokumenthanteringspolicy Information om innehållstyp Sökväg till filen för publicering av webbsidor |
|
Ändra spårningsdata |
Uppgifter om vem och när filen ändrades. Den här funktionen är endast tillgänglig för Office 365-prenumeranter som är en del av Office Insider-programmet. Om du har en Office 365-prenumeration, se till att du har den senaste versionen av Office. |
|
Osynligt innehåll på en bild |
Objekt formaterade som icke-visningsbara Den här inspektören upptäcker inte objekt som är blockerade av andra objekt. |
|
Off-slide innehåll |
Innehåll eller objekt som inte visas i presentationen eftersom de är placerade utanför bildområdet |
|
Presentationsanteckningar |
Text läggs till i avsnittet med presentationsanteckningar Dokumentinspektören tar inte bort bilder som lagts till i anteckningssektionen. |
|
Anpassade XML-data |
Anpassad XML-data som kan lagras i en presentation |
Dokumentinspektören hittar följande objekt som kan innehålla data som inte är synliga i presentationen. Han kan inte ta bort dem, eftersom det kan leda till att presentationen inte fungerar som den ska. Du kan granska varje hittat objekt och bestämma om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt utan dolda data, till exempel en statisk bild.
|
Dokumentinspektörens fynd |
|
|---|---|
|
Inbäddade filer eller objekt |
Inbäddade filer (som Office-dokument eller textfiler) eller inbäddade objekt (som diagram eller ekvationer) som kan innehålla osynliga data. Här är några exempel på objekttyper: bitmappar; Microsoft Formula 3.0-objekt Microsoft-diagramobjekt på ett diagram PowerPoint-presentationsobjekt Visio grafik Word-dokumentobjekt text OpenDocument. |
|
Makron eller VBA-kod |
Makron eller VBA-moduler som kan innehålla dolda data. Dessa inkluderar:
|
Ändra spårningsdata som introducerats i PowerPoint 2016 build 8403 för programmedlemmar preliminär bedömning Office 365 illustrerar begränsningen av Document Inspector. Låt oss till exempel säga att Julia och Linda samarbetar om Presentation A i Office 365. Revisionsspårningsdata (användarnamn och när de har ändrats) läggs till i presentationen. Om Mohammed sedan öppnar presentation A i PowerPoint 2013 och kör File Document Inspector för att ta bort personliga data, kommer Document Inspector i den versionen av PowerPoint inte att kunna upptäcka och ta bort ändringsspårningsdata som lagts till presentationen med den senare versionen. Office-versioner 365PowerPoint som används av Julia och Li. ja. Mohammed kan inte radera patch-spårningsdata utan att uppdatera till nuvarande version PowerPoint och starta sedan Document Inspector
Du kan ta bort dold information i Visio, precis som i andra Office-appar. Innan du börjar kopiera ett Visio-dokument kan det finnas information som du vill ta bort från dokumentet och från dokumentets filegenskaper.
Du kan enkelt radera följande personliga information i Visio:
Anteckningar infogade på dokumentsidor
Namn och initialer på granskare och korrigeringar de gjort
Sökvägar till elementuppsättningar
Sökvägar till mallar och namn på deras filer
Notera: Om ett dokument publiceras på en delad server, när du öppnar det, visas information om vem som öppnade det och namnet på datorn där filen är lagrad. För att skydda dessa data, begränsa åtkomsten till dokument endast till personer du litar på.
Du kan hitta och ta bort dold information i Visio-presentationer genom att följa dessa steg:
Klick fil > intelligens > Radera personuppgifter.
Öppna fliken Personlig information.
Markera rutan Ta bort följande element från ett dokument.
Råd: Markera rutan Varna om denna data infogas igen om du vill få en varning när du försöker återinföra personuppgifter.
För att ta bort känslig data från externa källor, markera kryssrutan Ta bort data från externa källor lagrade i det aktuella dokumentet.
Notera: Denna kryssruta Inte Låter dig radera data som är kopplade till en form. Den tar bort datakällan från schemat, men om data från den redan finns i schemat måste den tas bort manuellt.
Den här artikeln har uppdaterats 8 januari 2019 som ett resultat av dina kommentarer. Om du tyckte att den här artikeln var användbar, och särskilt om du inte gör det, använd feedbackkontrollerna nedan för att hålla några konstruktiva förslag öppna så att vi kan förbättra den.
Notera: Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla felaktigheter och grammatiska fel. Det är viktigt för oss att den här artikeln är användbar för dig. Var informationen användbar? För bekvämlighet också (på engelska).
En av de viktigaste fördelarna SharePoint Office 365 - dess integration med Microsoft Office 2013, särskilt sedan Excel 2013.
Låt oss analysera situationen: du måste göra en presentation och presentera statistisk information om ett dokumentbibliotek, helst visuellt - i form av diagram, etc.
I dokumentbiblioteket SharePoint Office 365 det finns inga sådana inbyggda möjligheter, men det finns ett alternativ att ladda upp data till Excel (för efterföljande analys av bibliotekselement SharePoint ). I det här fallet arbetar vi med programmet installerat på den lokala datorn.
På fliken "BIBLIOTEK" i dokumentbiblioteket finns en knapp (markerad med rött i figuren) - "Exportera till Excel".
Låt oss använda den här knappen och markera, som ett alternativ, möjligheten att arbeta med data i lokal miljö på vanliga sätt Excel (till exempel sortering och filtrering i bilden nedan):
Låt oss nu gå vidare till att konstruera diagram i Excel med knappen "Rekommenderade diagram" i programbandet. Excel Grupperar automatiskt data i markerade kolumner och erbjuder diagramalternativ. I exemplet är detta ett histogram grupperat efter specialtextkod (metadata) och ett stapeldiagram grupperat efter författare och antal dokumentfiler (i figuren nedan):
Välj önskat diagram (i exemplet av författare - "Skapat av") och spara filen på din lokala dator.
Låt oss analysera situationen. Låt oss säga att jag förberedde ett diagram, och lite senare till biblioteket SharePoint Office 365 andra systemdeltagare har lagt till nya filer. I det här fallet, innan den slutliga publiceringen av data, måste du öppna den tidigare sparade filen igen och på fliken "DATA" klicka på knappen "Uppdatera alla":
Observera att uppgifterna har uppdaterats (markerade med rött i figurerna) och att diagrammet har ändrats automatiskt:
Jag sammanfattar det delsumma i 5 delar av artikeln. Och så analyserade jag det med specifika exempel:
1. 1. Grundläggande principer för att organisera filer i ett dokumentbibliotek SharePoint Office 365 använder metadata "Metadata in Office 365. Del 1".
2. 2. Hur man organiserar snabb sökning information på webbplatser SharePoint Office 365 använder metadata? "Metadata in Office 365. Del 2".
3. 3. Lösa problem när man arbetar med stora mängder information i ett dokumentbibliotek SharePoint Office 365. "Metadata till Office 365. Del 3. Sortering och filtrering" .
4.Sök snabbt efter information i biblioteket
SharePoint
Kontor
365 när du samarbetar med flera författare. "Metadata i Office 365. Del 4. Olika vyer för en datamängd" .
5. 5. Ladda upp dokumentbiblioteksdata
SharePoint
i Excel för analys. "Metadata i Office 365. Del 5. Laddar upp till
Excel för analys »/Denna artikel
Idag kommer vi att prata om vilka egenskaper ett dokument har, och hur du kan visa och redigera dem i Excel 2010 och 2013. Efter att ha läst den här artikeln kommer du också att lära dig hur du skyddar ett dokument från eventuella ändringar och hur du tar bort personuppgifter från en Excel-ark.
Kommer du ihåg hur du kände när du först började använda Excel 2010 eller 2013? Själv blev jag ibland väldigt arg när jag inte hittade rätt verktyg eller en parameter där du är van att se dem tidigare versioner Excel. Detsamma gäller dokumentegenskaper i Excel 2010 / 2013. I dessa versioner är de ganska djupt dolda, men ändå kommer vi snabbt till dem.
Den här artikeln väntar på dig detaljerade instruktioner hur man visar och ändrar dokumentegenskaper, hur man skyddar dokumentet från eventuella ändringar och hur man tar bort personuppgifter från ett Excel-ark. Låt oss gå!
Innan vi börjar lära oss hur man visar, ändrar och tar bort dokumentegenskaper (metadata) i Excel 2010 och 2013, låt oss ta reda på vilka egenskaper MS Office-dokument generellt har.
Typ 1. Standardegenskaper- gemensamt för alla Office-applikationer. Detta inkluderar grundläggande information om dokumentet - titel, ämne, författare, anteckning och så vidare. Du kan manuellt ställa in dina egna textvärden för dessa egenskaper för att göra det lättare att hitta det dokument du vill ha på din dator.
Typ 2. Automatiskt uppdaterade egenskaperär data om en dokumentfil som hanteras och modifieras av systemet. Till exempel storleken på filen och tiden då den skapades eller ändrades. Vissa egenskaper är unika för dokument i ett visst program, till exempel antalet sidor, ord, tecken eller programversion. Sådana egenskaper uppdateras automatiskt när du redigerar.
Typ 3. Anpassade egenskaperär användarspecificerade egenskaper. Du kan själv lägga till ytterligare egenskaper i ett Office-dokument.
Typ 4. Organisationsegenskaperär egenskaper definierade av din organisation.
Typ 5. Dokumentbiblioteksegenskaper referera till dokument som finns i ett dokumentbibliotek på en plats eller i delad mapp. Personen som skapar biblioteket kan ställa in vissa egenskaper för biblioteksdokumenten och ställa in regler för deras värden. När du lägger till ett dokument i ett sådant bibliotek måste du ange värden för alla nödvändiga egenskaper eller korrigera befintliga egenskaper i enlighet med fastställda regler.
För den som inte vet var man kan hitta information om ett dokument i Excel 2010 eller 2013 erbjuder vi tre alternativ:
Denna metod låter dig se dokumentinformation direkt på kalkylbladet.
Efter detta återgår Excel automatiskt till redigeringsläget för kalkylblad, och mellan menybandet och arbetsbladets arbetsområde ser vi "Dokumentinformationsområdet" som visas i bilden nedan.
Som du kan se visar dokumentinformationspanelen en begränsad uppsättning egenskaper. Om du vill veta mer om ditt dokument, fortsätt till den andra metoden.
Om "Dokumentinformationsområdet" inte gav nödvändig information, försök att komma åt de ytterligare egenskaperna. Det första sättet att se ytterligare egenskaper är att använda samma "Dokumentinformationsområde".
Här finns samlad information om dokumentet, som finns på flikarna: Allmän(Allmän), Statistik(Statistik) och Förening(Innehåll). Du kan redigera grundläggande information på fliken Dokumentera(Sammanfattning) eller ställ in ytterligare egenskaper för dokumentet på fliken Andra(Beställnings). Vill du veta hur det går till? Tålamod! Vi kommer att prata om detta mer i detalj senare.
Det finns ett annat sätt att få fram dialogrutan Egenskaper(Egenskaper):
Samma dialogruta visas på skärmen.
Ett annat enkelt sätt att visa metadata är att använda Windows Explorer utan att öppna Excel-arbetsbladet alls.
Nu vet du 3 olika sätt visa dokumentegenskaper på din dator, så att du enkelt kan hitta all viktig information.
Tidigare lovade jag att prata om hur man ändrar dokumentegenskaper. Så genom att visa egenskaper med hjälp av och som beskrivs ovan kan du snabbt lägga till nödvändig information eller redigera befintliga data. Detta är också möjligt, men inte i Windows 8.
Som standard är författarens namn på ett Excel-dokument Windows-användare, men en sådan signatur är inte alltid lämplig. I Excel kan du ändra standardförfattarnamnet så att bara det namn du behöver visas överallt i framtiden.
Kommentar: Dataformat i fältet Menande(Värde) måste matcha det som är valt i rullgardinsmenyn Typ(Typ). Till exempel om datatypen är vald Antal(Nummer), sedan i fältet Menande(Värde) Ett nummer måste anges. Värden som inte matchar den valda datatypen kommer att sparas som text.
Om du klickar på egenskapen du just har lagt till och sedan klickar Radera > OK(Radera > OK), den här egenskapen försvinner.
För att ändra annan metadata (förutom författarens namn, titel, taggar och kategorier), använd antingen " " eller (Egenskaper).
Gå tillbaka till att redigera Excel-arket och alla ändringar som görs sparas automatiskt.
Om du vill täcka dina spår och se till att ingen kan hitta ditt namn eller organisationsnamn i dokumentegenskaperna, använd någon av följande metoder som låter dig dölja all egendom eller personlig information från allmänhetens tillgång.
Dokumentinspektören används för att söka efter dolda egenskaper och personuppgifter. Dessutom kan den användas för att ta bort egenskaper från boken som inte ska vara synliga för andra användare.
Med hjälpen Utforskaren i Windows Du kan ta bort egenskaper från flera dokument samtidigt.
Kommentar: På så sätt kan du ta bort valfri dokumentegenskap från en eller flera filer, även om du har Windows 8 installerat på din dator.
Att skydda dokumentegenskaper och personlig information är användbart om du inte vill att andra användare ska ändra metadata eller något annat i ditt dokument.
Om du bara behöver ge rättighet att redigera ett dokument till vissa användare kan du ange ett lösenord och dela det med en betrodd krets av personer.
Nu är ditt dokument skyddat från obehörig redigering. Men var försiktig! Den som kan lösenordet kan enkelt ta bort det från fältet Lösenord att ändra(Lösenord för att ändra) och ge andra läsare av ditt dokument möjlighet att ändra informationen på kalkylbladet.
Wow! Artikeln blev ganska lång! Mitt mål var att täcka alla anmärkningsvärda aspekter av att visa, ändra och ta bort dokumentegenskaper. Jag hoppas att du hittar rätt svar på dina metadatarelaterade frågor.
Väldigt få användare vet att för varje fil som lagras på en dator finns det en uppsättning metadata som innehåller information om dess källa, författare och andra viktiga detaljer, beroende på filtyp. I den här artikeln ska jag diskutera metadata, berätta vad det är och vad det används till. Sedan kommer jag att täcka hur man lägger till och tar bort metadata. Allt som beskrivs gäller för alla versioner av Windows.
Metadata är information som lagras i nästan vilken typ av fil som helst. Detta kan inkludera ditt namn, namnet på ett företag eller en organisation, namnet på din dator, namnet på en server i ditt nätverk eller enheten där filen är sparad; personliga kommentarer, namn på tidigare författare, tid och tid för skapande senaste ändringen, versions- eller revisionsnummer.
Beroende på situationen kan denna information vara användbar och vice versa. Om du till exempel behöver spåra de olika författarna till en fil kan metadata hjälpa till med detta. Metadata kan också vara användbart när du söker efter filer i Windows. Om din fotosamling till exempel innehåller metadata är detta mycket användbart när du behöver hitta ett foto som du tog en specifik dag och tid.
Å andra sidan, om du arbetar inom det juridiska området eller helt enkelt vill behålla konfidentialitet, när du överför filer till någon annan, ta bort så mycket information från dem som möjligt, eftersom metadata kommer att följa dessa filer överallt.
De flesta filer har sin egen uppsättning metadata, men väldigt ofta kan de inte ändras utan speciella programvara från tredjepartsutvecklare. Även om metadata för office-filer (Word, Excel, PowerPoint) är ganska lätt att redigera. Först av allt, för att komma åt och se metadata för en av dessa filer, öppna snabbmenyn klick högerklicka möss och välj "Egenskaper".
Detta öppnar ett fönster med filegenskaperna. Öppna fliken "Detaljer" i det här fönstret. Detta kommer att presentera en lista med fält med information om filen, inklusive dess författare, när den skapades eller ändrades, eller till och med hur många ord och tecken den innehåller.
Vissa av dessa fält kan redigeras. För att göra detta behöver du helt enkelt placera muspekaren i fältet som du vill ändra och ange det du behöver. Om du vill att dessa fält ska förbli tomma, radera helt enkelt allt som står i dem.
Närhelst vi skapar, öppnar eller sparar ett dokument Microsoft Word, det spelar in ytterligare information, kallad metadata. Detsamma kan sägas om Microsoft-filer Excel och Microsoft PowerPoint. I vissa situationer kan denna metadata avslöja oönskad information om oss och äventyra oss.
Även om metadata lagras implicit, finns det inget brottsligt i det. De gör det lättare att organisera, lagra och söka efter dokument och hjälper till att förstå deras ursprung och syfte. Men det finns fall då vi inte vill avslöja namnet på författaren av dokumentet, datumet för skapande eller redigering, genom att skicka Word-fil till en annan person.
För att förhindra eventuella obehagliga konsekvenser måste du lära dig hur du tar bort metadata. Vem vet i vilka händer kommer ett Word-dokument med mitt efternamn och initialer, organisationens namn och till och med namnet på datorn att falla.
Här kommer jag att dela tre sätt att ta bort metadata från Word-dokument.
Om du använder Word 2010 eller 2013 (Office 2013), då dold information Du kan radera information om dig själv i dokumentinspektören. Gå till avsnittet Detaljer på fliken Arkiv. I gruppen Förbereder för allmänhetens tillgång Klicka på Sök efter problem -> Document Inspector. Vi börjar kolla in dokumentinspektören.
Efter att kontrollen är klar visas ett fönster med alternativ för att radera information. Klicka på knappen "Ta bort alla" bredvid "Dokumentegenskaper och personlig data".
Document Metadata Cleaner är gratis verktyg för att ta bort metadata från Microsoft Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument. Denna applikation vet hur man skriver över deras efternamn, initialer, organisationsnamn, datornamn, nätverksservernamn eller hårddisk(beroende på var filen är lagrad), namn på tidigare författare till dokumentet, information om ändringar och versioner av dokumentet, dold text eller celler (Excel), kommentarer.
Doc Scrubber är ett annat gratis verktyg för att analysera och ta bort dold information som potentiellt kan äventyra oss. Doc Scrubber har två driftlägen - i det första extraherar det all dold information från dokument och visar det, och i det andra tar det bort metadata från ett valt dokument eller en grupp dokument som samlats i en mapp.
Det finns också betalda verktyg som hjälper dig att ta bort metadata från dokument. Men behöver vi dem?
