Microsoft Access 2003 – одна из первых версий популярной системы для управления базами данных. С помощью этой программы можно собирать информацию из электронных таблиц, обрабатывать текстовые документы, а также самые распространенные форматы БД. Приложение способно анализировать данные, а также создавать веб-страницы и разнообразные приложения. Естественно, для работы с Access 2003 вам потребуются некоторые навыки, но по сравнению с управлением профессиональными программами – они будут минимальны. Да и продукт, в отличии от других его аналогов распространяется бесплатно.
Аксесс 2003 можно скачать для использования, как в домашних, так и корпоративных целях, но в последнем случае – софт будет более полезен. Вы сможете применять его в качестве СУБД для автономного управления или файловых серверов. Взаимодействовать с другими источниками можно при помощи «связанных таблиц» и «запросов к серверу».
Microsoft Access 2007 – программа для работы с базами данных, позволяющая вносить в них изменения, организовывать отчетность и предоставлять совместный доступ к документам. Даже те пользователи, которые не обладают особыми знаниями смогут разрабатывать приложения, используя готовые бесплатные шаблоны.
Access 2007 позволяет адаптировать разработанные проекты в соответствии с потребностями вашего бизнеса.
Microsoft Access 2010 – приложение, позволяющее объединять информацию из разных источников в одной базе данных. Эта версия вышла под девизом «Простота во всем» - для работы с ней не нужно быть специалистом. Добавленные веб-базы существенно улучшили взаимодействие с информацией, упростили процессы отслеживания данных, создания отчетов и совместного использования.
Ленточное управление, полноценно реализованное в Access 2010 , предоставляет только самые необходимые инструменты, не позволяя пользователю запутаться во множестве команд и настроек.
Microsoft Access 2013 – одна из новых версий системы управления базами данных (СУБД). В приложении вы найдете необходимые функции и инструменты, которые помогут организовать ведение данных, улучшить отчетность и предоставить совместный доступ к информации для большого количества пользователей.
Скачать программу можно и для создания веб-приложения. В версии Access 2013 вам потребуется лишь выбрать тип отслеживаемых данных (проекты, задачи, контакты), после чего приложение самостоятельно создаст структуру, в которую можно добавлять сведения. В проект будут встроены основные команды и средства навигации, поэтому после создания можно сразу же переходить к использованию.
Microsoft Access 2016 – это гораздо больше, нежели простая программа для разработки баз данных. Это целая система, предназначенная для отслеживания сведений, создания отчетов и совместного использования информации. Она помогает делать обоснованные и взвешенные выводы и выбирать оптимальные решения для тех, или иных задач. Скачать и использовать Access 2016 могут и не особо опытные пользователи, ведь даже не обладая большими познаниями в этой сфере, вы сможете быстро разработать необходимое приложение, преобразовывая бесплатные готовые шаблоны под свои потребности.
В данной версии программы предлагаются базы нового типа: web-приложение создается в среде MS Access 2016, а используется через браузер, как сервис SharePoint. Для создания необходимо определиться с типом данных, который потребуется отследить, после чего программа самостоятельно сгенерирует необходимую структуру. В нее будут встроены основные команды и средства навигации, поэтому работу можно будет начать сразу же.
Access представляет собой платформу с широким набором возможностей для разработки приложений баз данных. Приложение баз данных - это компьютерная программа, в которой можно хранить данные и управлять ими, с пользовательским интерфейсом, соответствующим логике бизнес-задач (логике приложения). В этой статье рассказывается о базовом планировании развертывания, упаковке и подписывании, развертывании приложений баз данных и среде выполнения Access.
Прежде всего нужно задать себе указанные ниже вопросы, чтобы определить способ развертывания приложения.
Вы можете создать приложение Access, где управление данными и логика приложения будут совмещены в одном файле. В Access такая структура приложения используется по умолчанию. Объединение управления данными и логики приложения в одном файле обеспечивает простейший способ развертывания, но этот метод лучше всего использовать, только если несколько человек одновременно используют приложение, и это требует определенного риска. Например, если пользователь случайно удалит или повредит файл приложения, данные будут потеряны. В большинстве случаев следует разделять управление данными и логику приложения. Это способствует повышению производительности и надежности.
Одним из способов разделения данных и логики является использование команды База данных Access (на вкладке Работа с базами данных в группе Перемещение данных ). Эта команда разделяет приложение базы данных на два файла: для логики (переднего плана) и одной для данных (серверной части). Например, база данных с именем Мисолутион. accdb разделяется на два файла с именем MySolution_fe. accdb и MySolution_be. ACCDB. Вы размещаете серверную базу данных в общем расположении, например в сетевой папке. Вы распространяете на свои компьютеры файлы первого уровня, для каждого пользователя и для каждого из этих копий. Вы также можете распространять разные внешние файлы для разных пользователей. Дополнительные сведения можно найти в разделе разделение базы данных Access .
Еще одним способом разделения управления данными и логики приложения является использование программы сервера базы данных (например, Microsoft SQL Server) для управления данными и приложения Access для логики приложения. Дополнительные сведения можно найти в разделе Перенос базы данных Access в SQL Server .
Ниже приведены дополнительные причины разделения данных и логики.
Целостность и безопасность данных. Если объединить данные и логику в одном файле, данные подвергаются тому же риску, что и логика приложения. Приложение Access, использующее отдельные алгоритмы и файлы данных, помогает защитить целостность данных и безопасность, используя функции безопасности NTFS в сетевых папках.
Access пользователи должны иметь разрешения на чтение, запись, создание и удаление для папки, в которой находится внешний файл. Однако вы можете назначить другие разрешения на доступ к самому внешнему файлу. Например, вы можете назначить разрешения только для чтения некоторым пользователям и разрешения на чтение и запись для других пользователей.
Вашему приложению могут потребоваться дополнительные параметры безопасности, например возможность контроля доступа пользователей к определенным данным. В этом случае вы можете использовать SQL Server или SharePoint для хранения данных приложения и управления ими, а также использовать Access для предоставления логики приложения.
Масштабируемость. Размер файла Access не может превышать 2 гигабайт (ГБ). Несмотря на то, что для текстовых данных 2 ГБ - это значительный объем, его может быть недостаточно для некоторых приложений, особенно тех, которые хранят вложения в записях базы данных. Если разделить данные и логику, приложение сможет хранить больший объем данных. Если вы прогнозируете, что пользователи будут хранить большие объемы данных, следует рассмотреть вариант использования нескольких файлов данных Access.
Вам также следует изучить другие сведения о масштабируемости в спецификации программы Access Чтобы узнать больше о Access спецификации, ознакомьтесь со статьей спецификаций доступа к статье.
Пропускная способность сети. Если одновременно нескольким пользователям потребуется использовать приложение по сети, вероятность повреждения данных увеличивается, когда данные и логика совмещены в одном файле. Более того, если вы совместили данные и логику в одном файле Access, то не сможете оптимизировать сетевой трафик, генерируемый приложением Access. Если одновременно несколько пользователей будут использовать ваше приложение по сети, следует разделить данные и логику, используя два или более файла Access или сервер базы данных для управления данными и Access для логики приложения.
Выбор правильного решения для работы с базой данных Access для сетевой среды является критическим действием для ее успешного выполнения. Воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями, чтобы помочь вам лучше выбрать нужные сведения.
Домашняя сеть
Если у вас есть несколько пользователей, которым нужно предоставить доступ к базе данных Access, вы можете использовать одну базу данных, которую каждый пользователь открывает и использует в домашней сети. Дополнительные сведения можно найти в разделе Общий доступ к файлам в сети в Windows 10 .
Локальная сеть (ЛВС)
ЛВС - это внутренняя сеть, которая обычно имеет отличное быстродействие, но ограничена небольшим географией, например, одной комнатной, здания или группой зданий. Если у вас несколько пользователей, совместно использующих базу данных в локальной сети, лучше разбить базу данных, сохранить ее в сетевую папку, а затем развернуть для каждого пользователя копию серверной базы данных.
Глобальная сеть (WAN)
Существует множество возможных конфигураций глобальной сети, которые охватывают обширную географическую область. У вас может быть несколько офисов в городе, подключенном к общедоступной сети, выделенной линии или даже спутникам. Часто виртуальная частная сеть (VPN) используется для безопасного удаленного доступа на домашних компьютерах и в пути. Простой способ понять ГЛОБАЛЬную сеть – это то, что если бы вы ни находящегося за пределами локальной сети, но подключены к ней, вы используете ГЛОБАЛЬную сеть.
Старайтесь не использовать базу данных с разделением Access в глобальной сети, так как производительность может быть медленной, а базы данных могут быть повреждены.
Существует три способа использования Access в глобальной сети.
База данных Access с связанными таблицами в списках SharePoint.
Клиентское подключение к базе данных доступа к серверной базе данных SQL Server или Azure SQL.
Службы удаленных рабочих столов (RDS) (ранее известное как сервер терминалов), которая создает виртуальную среду рабочего стола Windows на клиентском компьютере пользователя. У RDS есть несколько преимуществ.
Установка Access или базы данных Access не требуется, поскольку пользователи запускают клиент удаленного рабочего стола (RD), который доступен на многих устройствах.
Передача данных уменьшается между клиентом и сервером, так как RD - это тонкий клиент, который эффективно пересылает поток только пользовательскому интерфейсу.
Пользователи по-прежнему могут копировать и вставлять данные и печатать отчеты локально на клиентском компьютере.
Удаленные приложения RemoteApp могут запускать только одну программу, например приложение с заготовкой для поставщиков или рядовые работников.
Дополнительные сведения можно найти в разделе Добро пожаловать в службы удаленных рабочих столов .
Если у всех ваших пользователей на компьютере будет установлен Access, они смогут открывать и использовать приложение, как любой другой файл базы данных Access.
Если на компьютерах некоторых или всех пользователей не будет Access установлен, вы также можете развернуть программное обеспечение среды выполнения Access для этих пользователей при развертывании приложения. Дополнительные сведения можно найти в разделе сведения о том, как .
Чтобы развернуть приложение Access, необходимо выполнить указанные ниже действия.
Чтобы заблокировать решение, элементы управления навигацией и запуском, а также настроить другие важные параметры, выполните указанные ниже действия.
Совет Чтобы выполнить тщательный поиск, откройте диалоговое окно " Параметры Access " (Параметры >файлов ) и выберите пункт Справка для каждой вкладки. Возможно, у вас есть дополнительные параметры, которые вы хотите контролировать для решения приложения.
Прежде чем развертывать клиентскую базу данных, учитывайте следующие рекомендации:
Для достижения наилучшего быстродействия вашего решения. Дополнительные сведения можно найти в статье Справка по улучшению быстродействия и советы по повышению производительности Microsoft Access для ускорения работы с базами данных Access .
Сжатие и восстановление базы данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Сжатие и восстановление базы данных .
Создайте резервную копию базы данных, чтобы она была исходной и безопасной копией исходной базы данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Защита данных с помощью процессов резервного копирования и восстановления .
Используйте документ для печати характеристик объектов базы данных. Дополнительные сведения можно найти в документе документирование и печать структуры базы данных .
Решите, каким образом вы хотите защитить файл. Есть несколько способов, которые можно выполнить.
Добавьте сертификат безопасности в базу данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Показать отношение доверия Добавьте цифровую подпись и решите, следует ли доверять базе данных . В этом случае решите, каким образом вы хотите управлять панелью сообщений в базе данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Включение и отключение оповещений системы безопасности на панели сообщений .
Используйте надежное расположение, чтобы сохранить клиентскую базу данных, чтобы избежать ее проверяют в центре управления безопасностью или если вы не хотите, чтобы он был открыт в режиме защищенного просмотра. Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление, удаление и изменение надежного расположения .
Зашифровать файл базы данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Шифрование базы данных с помощью пароля базы данных .
Чтобы убедиться в том, что пользователи не могут изменять структуру форм, отчетов или кода VBA, используйте скомпилированный двоичный файл (ACCDE).
Есть четыре формата файлов Access, можно использовать при развертывании приложения:
При использовании разделенного макета базы данных необходимо распределять клиентскую базу данных каждому пользователю. Для плавной работы учитывайте следующие рекомендации:
Чтобы развернуть приложение Access, которое может выполняться без установки Access на компьютере пользователя, вы можете распространять их вместе со средой выполнения Access, которая доступна бесплатно в центре загрузки Майкрософт. В Access Runtime база данных Access открывается в режиме среды выполнения.
Режим среды выполнения - это режим работы Access, в котором по умолчанию недоступны определенные возможности Access. Однако к некоторым из таких возможностей можно получить доступ в режиме среды выполнения.
В режиме среды выполнения недоступны следующие возможности Access.
Специальные клавиши Клавиши, такие как Ctrl + Break, Ctrl + G, и клавиша SHIFT для обхода параметров запуска в базе данных.
Область навигации. Область навигации недоступна в режиме среды выполнения. Это помогает предотвратить доступ пользователей к произвольным объектам в приложении базы данных. При использовании режима выполнения можно открывать только те объекты, которые вы предоставили пользователям (например, путем предоставления формы навигации). Область навигации нельзя сделать доступной в режиме среды выполнения.
Лента. По умолчанию лента недоступна в режиме среды выполнения. Это помогает предотвратить создание или изменение объектов базы данных и выполнение потенциально опасных действий, например подключение к новым источникам данных или экспорт данных непредусмотренным способом. В режиме среды выполнения нельзя предоставить доступ к вкладкам ленты по умолчанию. Тем не менее, вы можете создать пользовательскую ленту, а затем связать эту ленту с формой или отчетом. Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание настраиваемой ленты в Access .
Режим конструктора и режим макета. Режим конструктора и режим макета недоступны для объектов базы данных в режиме среды выполнения. Это помогает предотвратить изменение структуры объектов в приложении базы данных. Режим конструктора и режим макета нельзя включить в режиме среды выполнения.
Справка. По умолчанию встроенная справка недоступна в режиме среды выполнения. Поскольку вы управляете функциями, доступными в приложении в режиме среды выполнения, некоторые разделы стандартной встроенной справки Access могут быть неактуальными для пользователей и только помешают им. Вы можете создать свой собственный файл справки, чтобы дополнить свое приложение в режиме среды выполнения.
На компьютере, где установлена полная версия Access, вы можете запустить в режиме среды выполнения любую базу данных Access. Чтобы запустить базу данных Access в режиме среды выполнения, выполните одно из указанных ниже действий.
Измените расширение файл базы данных с ACCDB на ACCDR.
Создание ярлыка для базы данных с помощью переключателя командной строки /рунтиме
На рабочем столе Windows щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт создать > ярлык .
Введите расположение файла MSAccess. exe, расположение базы данных и квалификатор команды /рунтиме . Например:
"C:\Program Files\Microsoft Office\MSACCESS.EXE" "C:\MyDB.accdb" /runtime
Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание ярлыка на рабочем столе для программы или файла Office .
Хотя режим среды выполнения ограничивает возможности навигации и изменения структуры, его не следует использовать в качестве основного средства для обеспечения безопасности приложения базы данных. На компьютере, где установлена полная версия Access, пользователь может открыть приложение базы данных для режима среды выполнения как стандартное приложение базы данных (то есть получить доступ ко всем возможностям) и изменить структуру или выполнить другие нежелательные действия.
Даже если вы развернули приложение базы данных только на компьютерах, где не установлена полная версия Access, пользователь может перенести приложение на компьютер, где установлена полная версия Access, и открыть приложение базы данных для режима среды выполнения как стандартное приложение базы данных.
Вы можете бесплатно скачать, использовать и распространять Access Runtime. Кроме того, отсутствуют ограничения на количество пользователей, которым можно предоставлять это программного обеспечения.
В зависимости от версии Access вы можете использовать несколько подходов.
для Access версии 2013 или более поздней вы можете использовать установщик Windows или найти сторонние программы, которые создают пакеты установки.
В Microsoft Access 2007 или 2010 проще и быстрее подписывать и распространять базу данных. После создания ACCDB- или ACCDE-файла вы можете упаковать его, добавить к пакету цифровую подпись, а затем распространить подписанный пакет среди других пользователей. Функция упаковки и подписания помещает базу данных в файл развертывания Access (ACCDC), подписывает пакет, а затем сохраняет подписанный пакет в указанном вами месте на компьютере пользователя. После этого пользователи могут извлекать базу данных из пакета и работать непосредственно в ней (а не в файле пакета). Дополнительные сведения можно найти в разделе Обзор мастера упаковки решений .
Примечание: описанная в этом разделе функция упаковывает файл Access и применяет к пакету цифровую подпись, что позволяет пользователям убедиться в надежности файла.
Помните об указанных ниже фактах, прежде чем приступить к созданию и подписанию пакета.
Упаковка базы данных и подписание пакета помогают показать ее надежность. Если вы или ваши пользователи получили пакет, подпись подтверждает отсутствие несанкционированных изменений базы данных. Если вы доверяете автору, то можете смело использовать содержимое.
Функция упаковки и подписания действует только в отношении баз данных в формате ACCDB.
В пакет можно добавить только один файл базы данных.
При упаковке и подписании базы данных в файле базы данных подписывается код всех объектов, а не только макросы и модули кода. В ходе упаковки и подписания файл пакета также сжимается для ускорения его скачивания.
После извлечения базы данных из подписанного пакета она утрачивает связь с ним.
Если использовать самозаверяющий сертификат для подписания пакета базы данных, а затем нажать кнопку Доверять всему от издателя при его открытии, то все пакеты, подписанные самозаверяющими сертификатами, будут считаться доверенными.
Если извлечь базу данных в надежное расположение, ее содержимое будет автоматически включаться при ее открытии. Если выбранное расположение не является доверенным, некоторое содержимое базы данных может быть по умолчанию отключено.
В следующих разделах описано, как создать подписанный файл пакета и как использовать базу данных из файла подписанного пакета. чтобы выполнить эти действия, у вас должен быть по крайней мере один сертификат безопасности. Если на компьютере не установлен сертификат, вы можете создать его с помощью средства SelfCert или получить коммерческий сертификат. Сведения о сертификатах безопасности можно найти в разделе Показать отношение доверия, добавив цифровую подпись .
Откройте базу данных, которую вы хотите упаковать и подписать.
На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как .
В разделе Типы файлов баз данных щелкните вариант Упаковать и подписать , затем нажмите кнопку Сохранить как .
В диалоговом окне Выбрать сертификат выберите цифровой сертификат и нажмите кнопку ОК .
Откроется диалоговое окно Создать подписанный пакет Microsoft Office Access .
В поле Имя файла введите имя для подписанного пакета, а затем нажмите кнопку Создать .
Access создаст ACCDC-файл и поместит его в папку, которую вы выбрали.
Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных . В Access 2007 используются логически связанные таблицы. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.
Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.
Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.
БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.
При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007", представленная на Рис. 1.
Рис. 1. Новая начальная страница
При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый template на странице "Приступая к работе с Microsoft Access 2007" из "Категории шаблонов" или шаблоны "Из Microsoft Office Online". При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).
Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) - Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке "Открыть/закрыть границу области переходов".
Введение 2
База данных 3
Создание новой Базы Данных 3
Создание базы данных с помощью шаблонов 4
Таблицы 5
Создание таблицы при помощи шаблонов таблиц 5
Создание таблицы с помощью конструктора таблиц 7
Связь таблиц 9
Список подстановки 13
Запросы 16
Мастер запросов 16
3.2. Конструктор запросов 19
Условие отбора 20
Запрос действия 22
Запросы SQL 24
Формы 26
Мастер форм 26
Конструктор форм 28
Отчеты 30
Мастер отчетов 30
Конструктор отчетов 32
Приложение 34
Типы данных 34
Виды запросов действия 34
Виды запросов SQL 35
Элементы управления форм 36
Microsoft Access 2007
Microsoft Access 2007 - профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты.
Базы данных - это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.
Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.
Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.
1. База данных
1.1. Создание новой базы данных.
1.1.1. Запускаем Microsoft Access, выполнив команду меню Пуск > Программы > Microsoft Office >
Рис.1.1. Окно Microsoft Access
1.1.2. В открывшемся окне (Рис. 1) нажимаем на значке – Новая База Данных
1.1.3. В поле «Имя файла» пишем название создаваемой базы «Библиотека».
1.1.4. По умолчанию база данных создается в папке Мои документы (My Documents), для изменения пути необходимо кликнуть на иконке слева от поля «Имя файла».
1.1.5. Нажимаем кнопку «Создать»
1.2. Создание базы данных с помощью шаблонов.
1.2.1. Запускаем Microsoft Access, выполнив команду меню Пуск > Программы > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.
1.2.2. В открывшемся окне (Рис. 1.1.), в поле «Категории Шаблонов» > Локальные шаблоны, выбираем нужный шаблон.
Рис.1.2. Локальные шаблоны
1.2.3. Нажимаем кнопку «Создать»
2. Таблицы
После создания новой базы, открывается окно «база данных» (Рис. 2.1.).
Рис.2.1. Окно базы данных
2.1. Создание таблицы при помощи шаблонов таблиц.
2.1.1. Переходим на закладку «создание».
Рис.2.2. Верхнее меню
2.1.2. Нажимаем «Шаблоны таблиц», выбираем «контакты».
2.1.3. В результате получили таблицу с готовыми именами столбцов, при необходимости можно добавить свои столбцы (двойной клик ЛКМ на последнем столбце «Добавить поле» и ввести имя нового столбца), или удалить лишние столбцы (клик ПКМ на лишнем столбце, пункт контекстного меню – «Удалить столбец»).
Рис.2.3. Окно таблицы
2.1.4. Кликнем в ячейку под названием «Организация» и вводим название организации (Школа), значению «Код» автоматически присвоилось значение.
2.1.5. Заполним остальные ячейки таблицы.
Рис. 2.4. Таблица данных
2.1.6. Сохраняем таблицу: ПКМ на закладке «Таблица2», вводим имя «Контакты», нажимаем OK.
2.2. Создание таблицы с помощью конструктора таблиц.
2.2.1. Кликнем на закладку «Таблица 1»
2.2.2. Переходим в режим конструктора:
Рис.2.5. Выбор режима отображения
Рис.2.6. Ввод имени таблицы
2.2.4. В открывшемся окне конструктора таблиц можно вводить имена полей новой таблицы или добавлять поля в уже созданную таблицу.
Рис.2.7. Окно конструктора таблиц
2.2.5. Кликнем в ячейку ниже ячейки «Код», введем имя столбца «Название», тип данных – текстовый. Заполните еще несколько ячеек.
Рис.2.8. Заполнение полей таблицы
2.2.6. Переходим в режим таблицы: Вид > Режим таблицы.
2.2.7. Заполняем таблицу аналогично п. 2.1.4. и 2.1.5.
Рис.2.9. Таблица данных
2.3. Связь таблиц.
Связь позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Различают два типа связей: один ко многим и многие ко многим. В нашем случае, при создании базы данных библиотеки, подходит связь – многие ко многим, т.е. у одного человека может быть несколько книг и экземпляры одной книги могут быть у разных людей.
При создании связи один ко многим, id-код первой таблицы прописывается отдельным столбцом во второй таблице.
При создании связи многие ко многим, id-коды обеих таблиц прописывается в третьей таблице (вспомогательной).
Рассмотрим на примере:
2.3.1. Переходим на закладку «Создание» и создаем новую таблицу.
2.3.2. Затем переходим в режим конструктора, при этом сохраняем таблицу под именем «Записи».
2.3.3. Вписываем названия столбцов, по примеру.
Рис.2.10. Заполнение полей таблицы
2.3.4. Переходим в режим таблицы и заполняем ее по примеру.
Рис. 2.11. Таблица данных
2.3.5. Переходим на закладку «Работа с базами данных» и нажимам на кнопку «Схема данных».
2.3.6. В открывшемся окне последовательно добавляем все три таблицы.
Рис.2.12. Окно схемы данных
2.3.7. Создаем связь – Помещаем указатель на пункт «Код» из таблицы «Книги», нажимаем ЛКМ и не отпуская ее, перетаскиваем в пункт «Код книги» из таблицы «Записи».
2.3.8. В появившемся окне ставим флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим не позволит Access оставлять в таблице «Записи» записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы «Книги» с подходящим значением поля «Код».
Установка флажка Каскадное удаление связанных записей приведет к тому, что при удалении записи таблицы «Книги» будут удалены все соответствующие записи таблицы «Записи». Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы «Книги», на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы «Записи», запрещено.
Установка флажка Каскадное обновление связанных полей приведет к тому, что при обновлении поля «Код» таблицы «Книги» будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы «Записи».
Рис.2.13. Параметры связи
2.3.9. Нажимаем кнопку «Создать»
2.3.10. Повторяем пункты 2.4.7., 2.4.8., 2.4.9. для таблицы «Контакты»
Рис.2.14. Схема данных
2.4. Список подстановки.
При заполнении таблицы «Записи» новыми данными использование для этого id-кода очень неудобно, для облегчения заполнения таблицы в Access есть список подстановки.
2.4.1. Откроем таблицу «Записи» в режиме конструктора.
2.4.2. Для имени поля «Код книги» в поле «Тип данных» выбираем пункт – Мастер подстановок.
Рис.2.15. Мастер подстановок
2.4.3. В отрывшемся окне «Создание подстановки» оставляем переключатель как показано на рисунке и нажимаем «Далее >».
2.4.4. Выбираем таблицу «Книги» и нажимаем «Далее >».
Рис.2.16. Мастер подстановок
Рис.2.17. Мастер подстановок
2.4.6. Можно выполнить сортировку записей по возрастанию или по убыванию, выбрав название поля из списка, нажимаем «Далее >».
Рис.2.18. Мастер подстановок
2.4.7. Для создания подстановки нажимаем «Готово».
Рис.2.19. Мастер подстановок
Теперь в таблице «Записи» вместо кода книги будет отображаться название книги и ее автор. Теперь аналогично проделайте со столбцом «код контакта», добавив из таблицы «Контакты» поля имя и фамилия.
Рис.2.20. Таблица «Записи»
А для добавления новой записи будет появляться список книг или контактов.
Рис.2.21. Заполнение таблицы с помощью мастера
Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.
3.1. Мастер запросов
Чтобы упростить задачу пользователя, в состав Access включен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построения запроса.
3.1.1. Переходим на закладку «Создание» и нажимаем кнопку
3.1.2. Выбираем «Простой запрос» и нажимаем OK.
3.1.3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» выбираем таблицу «Контакты», из списка «Доступные поля» выбираем: Фамилия, Имя и Рабочий телефон. Затем из таблицы «Книги» выбираем: Название и Автор; а из таблицы «Записи» - Дата выдачи. И нажимаем «Далее».
Рис.3.1. Мастер запросов
3.1.4. Выбираем подробный отчет и нажимаем «Далее».
Рис.3.2. Мастер запросов
3.1.5. Вводим имя запроса, ставим переключатель на «Открыть запрос для просмотра данных» и нажимаем «Готово».
Рис.3.3. Мастер запросов
3.1.6. В результате получаем таблицу:
Рис.3.4. Таблица запроса
3.2. Конструктор запросов
Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных.
3.2.1. Переходим на закладку «Создание» и нажимаем кнопку
3.2.2. Добавляем все три таблицы и закрываем окно.
Рис. 3.5. Добавление таблицы
3.2.3. Из раскрывающегося списка выбираем таблицы и поля для отображения в запросе.
Рис.3.6. Окно конструктора запроса
3.3. Условие отбора
Добавление в запрос условия отбора позволяет выбирать из таблицы не все записи, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, нам нужны записи, приходящиеся на февраль 2007 года.
3.3.1. В бланке запроса щелкаем на ячейке Условие отбора пятого столбца правой кнопкой мыши и выбераем в контекстном меню команду «Построить». Откроется окно построителя выражений.
Рис.3.7. Окно построителя выражений
3.3.2. В левом списке построителя щелкаем на папке Операторы.
3.3.3. В среднем списке выбираем категорию Сравнения.
3.3.4. В правом списке дважды щелкаем на пункте Between.
3.3.5. Щелчком выделяем в поле формулы первый местозаполнитель «Выражение».
3.3.6. В левом списке построителя выражений двойным щелчком открываем папку Функции.
3.3.7. Щелкаем на папке Встроенные функции, содержащей стандартные функции Access.
3.3.8. В среднем списке построителя выражений щелкаем на пункте Дата/время.
3.3.9. В правом списке дважды щелкаем на функции DateValue, чтобы заменить ею местозаполнитель «Выражение».
3.3.10. Выделив местозаполнитель «stringexpr», вводим текст «01.02.2007».
3.3.11. Повторяя шаги 3.3.5 – 3.3.10 , заменяем второй местозаполнитель «Выражение» на выражение DateValue («31.02.2007»).
В результате у нас получилась формула Between DateValue(«01.02.2007») And DateValue(«31.02.2007»). Она проверяет условие нахождения даты в интервале от 1 до 31 февраля 2007 г
3.3.12. Нажимаем па кнопке ОК.
3.3.13. Для выполнения запроса нажимаем
Рис.3.8. Результат выполнения запроса
Запросы могут применяться также для добавления, удаления и обновления группы записей таблицы. Такие запросы являются мощным инструментом преобразования данных, они называются запросами действия . К примеру, нам нужно изменить в таблице «Книги» номер по картотеке. Заменить первую цифру – 4 на 6. Подобную операцию трудно провести «вручную», если в таблице больше тысячи записей.
3.4.1. Создаем новый запрос в режиме конструктора.
3.4.2. В окне конструктора открываем таблицу «Книги».
3.4.3. В значение поле выбираем «Номер по картотеке».
Рис.3.9. Окно конструктора запроса
3.4.4. В поле «Тип запроса» выбираем запрос на обновление, при этом в бланке запроса появиться еще одно поле – обновление, в которое нужно ввести новое значение поля.
3.4.5. В поле «Обновление» вызываем контекстное меню, щелкаем на пункте «Построить»
3.4.6. В окне построителя выражений пишем формулу:
Рис.3.10. Окно построителя выражений
3.4.7. В поле «Условие отбора» вызываем контекстное меню, щелкаем на пункте «Построить»
3.4.8. В окне построителя выражений пишем формулу:
Рис.3.11. Окно построителя выражений
3.4.9. Закрываем запрос, сохранив под именем «Обновление».
3.4.10. Двойным кликом выполняем запрос «Обновление», Access проинформирует об обнаружении одной записи, удовлетворяющей условию отбора, и попросит подтвердить необходимость ее изменения.
Язык SQL является наиболее распространенным языком управления баз данных клиент – серверов. Это язык реляционных баз данных, а не язык систем программирования. В Microsoft Access используется язык Jet SQL.
3.5.1. Создаем новый запрос в режиме конструктора.
3.5.2. Переходим в режим SQL.
3.5.3. В открывшемся окне пишется запрос на языке SQL.
Рис 3.12. Окно запроса SQL.
3.5.4. Напишем запрос на добавление новой записи в таблицу «Книги»:
VALUES ("Му-Му", "Тургенев", "Роспечать", "2007", "845623");
3.5.5. Нажимаем кнопку, появится окно подтверждения добавления новой записи, нажимаем ОК.
Рис. 3.13. Обновленная таблица «Книги»
В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.
4.1. Мастер форм
4.1.1. Переходим на закладку «Создание» и запускаем «Матер форм»
Рис.4.1. Запуск мастера форм
4.1.2. В списке «Таблицы и запросы» выберете Таблица: Контакты.
4.1.3. Кликом на кнопке « >> » добавьте все поля в список выбранных полей.
4.1.4. Выделите поле «Код» и кликом на кнопке « < » уберите из списка выбранных полей, т.к. значение этого поля является кодом, оно неважно для пользователя и поэтому его не следует включать в форму.
Рис. 4.2. Мастер форм
4.1.6. В следующем окне выберите внешний вид формы – выровненный и кликните на кнопке «Далее > ».
4.1.7. В третьем окне мастера выберите стиль оформления формы (какая понравится) и нажмите на кнопку «Далее > ».
4.1.8. В четвертом окне нажмите на кнопку «Готово», ни чего не изменяя.
Рис.4.3. Форма для таблицы контакты
В окне формы можно редактировать уже существующие записи, а также создавать новые.
4.2. Конструктор форм
Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.
4.2.1. Создадим, как показано в разделе 4.1. форму на таблицу «Книги»
Рис. 4.4 Форма для таблицы книги
4.2.2. Нажимаем кнопку «Вид» и переходим в режим конструктора.
Рис. 4.5. Окно конструктора форм
В окне конструктора присутствует разметочная сетка с вертикальной и горизонтальной линейкой, помогающая позиционировать объекты.
По нажатии ПКМ в поле «Заголовок формы» или «Область данных», пункт Цвет заливки/фона, можно изменить цвет поля.
Кликнув на любом элементе формы, вокруг него появляется рамка, потянув за края которой можно изменить форму и размер элемента или переместить его в другое место формы.
Каждый элемент формы имеет свои свойства, окно свойств открывается нажатием ПКМ на элементе, пункт свойства.
Рис.4.6. Окно свойств
В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.
5.1. Мастер отчетов
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты.
5.1.1. Переходим на закладку «Создание» и запускаем Мастер отчетов
5.1.2. В открывшемся окне мастера, выбираем «Таблица: Контакты», добавляем все поля кроме поля «Код», нажимаем «Далее».
Рис. 5.1. Мастер отчетов
5.1.3. В следующем окне мастера оставляем все без изменения и нажимаем «Далее».
5.1.4. Выбираем сортировку по фамилии и нажимаем «Далее».
Рис. 5.2. Мастер отчетов
5.1.5. Ставим переключатели как показано на Рис.5.3. и нажимаем «Далее».
Рис. 5.3. Мастер отчетов
5.1.6. Выбираем стиль оформления отчета – Access 2007, и нажимаем «Готово».
Рис. 5.4. Отчет на таблицу контакты
5.2. Конструктор отчетов
Отчет, представленный на Рис. 5.4. имеет ряд недостатков, таких как: одни поля занимают слишком много места, а другие поля не умещаются; отчет занимает больше одной страницы и др.
Эти недостатки можно исправить с помощью конструктора отчетов.
5.2.1. Переходим в режим конструктора – ПКМ на отчете, пункт – Конструктор.
5.2.2. Конструктор отчетов напоминает конструктор форм, в нем также можно изменять размеры, форму и положение элементов. Переместим элементы так, чтобы они не выходили за пределы одного листа и занимали место соответственно содержимому.
Рис. 5.5. Конструктор отчетов
5.2.3. После редактирования переходим в режим предварительного просмотра.
Рис. 5.6. Готовый отчет
6. Приложение
6.1. Типы данных.
Для того чтобы обеспечить возможность хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных:
Таблица 1
| Название типа | Назначение |
| Текстовый | Текст длиной до 255 символов |
| Поле МЕМО | Текст длиной до 65000 символов |
| Числовой | Числа различных форматов |
| Дата/время | Дата и/или время |
| Денежный | Денежные значения различных форматов |
| Счетчик | Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи |
| Логический | Величины, способные принимать только два значения: да/нет |
| Поле объекта OLE | Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов |
| Гиперссылка | Ссылки, дающие возможность открывать объект Access(таблицу, форму, запрос и т.д.), файл другого приложения или web-страницу |
6.2. Виды запросов действия
Таблица 2
| Тип | Описание | |
| Выбор | Выполняет отбор записей из базы данных и показывает их. | |
| Обновление | Обновляет данные в существующей таблице. | |
| Объединение | Запрос в режиме SQL | |
| Создание таблицы | Выполняет отбор записей из базы данных и сохраняет их как новую таблицу. | |
| Перекрестный | Выполняет сведение данных по двум наборам значений, один из которых отображается в левой части таблицы, а другой – в верхней ее части. | |
| Запрос к серверу | SQL запрос на сервер | |
| Добавление | Добавляет данные в существующую таблицу | |
| Удаление | Удаляет данные, соответствующие указанному условию из указанной таблицы. | |
| Управление |
6.3. Виды запросов SQL
Таблица 3
| Инструкция | Описание | Синтаксис |
| ADD USER | Добавляет одного или нескольких существующих пользователей в существующую группу . | ADD USER пользователь [, пользователь , …] TO группа |
| CREATE USER | Служат для созданияновых пользователей. | CREATE USER пользователь пароль личный_код [, пользователь пароль личный_код , …] |
| CREATE GROUP | Служат для создания новых групп. | CREATE GROUP группа личный_код [, группа личный_код , …] |
| DROP USER | Удаление одного или нескольких пользователей или удаление пользователей из группы | DROP USER пользователь [, пользователь , …] |
| DROP GROUP | Удаление одной или нескольких групп | DROP GROUP группа [, группа , …] |
| SELECT ... INTO | Создает запрос на создание таблицы (Запрос на создание таблицы. Запрос (инструкция SQL), создающий новую таблицу, в которую копируются записи (строки) из существующей таблицы.). | SELECT поле1 [, поле2 [, ...]] INTO новая_таблица FROM источник |
| DELETE | Создает запрос на удаление, который удаляет записи из одной или нескольких таблиц, перечисленных в выражении FROM и удовлетворяющих условию предложения WHERE. | DELETE [таблица .*] FROM таблица WHERE условие_отбора |
| TRANSFORM | Создает перекрестный запрос. | TRANSFORM статистическая_функция инструкция_SELECT PIVOT поле_сводной_таблицы ])] |
6.4. Элементы управления форм
При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в таблице.
Таблица 4
| Название элемента | Назначение | |
| Поле | Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений | |
| Подпись | Подписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений | |
| Кнопка | Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции | |
| Поле со списком | Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений | |
| Список | Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений | |
| Подчиненная форма/отчет | Вставляет в форму (или отчет) область с другой формой (или отчетом), связанной с главной | |
| Линия | Добавляет прямую линию | |
| Прямоугольник | Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины | |
| Присоединенная рамка объекта | Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса | |
| Группа переключателей | Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля | |
| Флажок | Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой - «нет» | |
| Переключатель | Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным) | |
| Выключатель | Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя | |
| Вкладка | Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления. Удобен в тех случаях, когда элементы легко разделяются на логические группы | |
| Вставить диаграмму | ||
| Свободная рамка объекта | Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных | |
| Рисунок | Рисунок любого графического формата с рамкой | |
| Разрыв страниц | Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер | |
| Вставить гиперссылку | Создание ссылки на Web-страницу, рисунок, адрес электронной почты или программу | |
| Вложение | Присоединенные файлы |
