Ввод данных
Текущая ячейка выделена серой рамкой называется селектор ячеек. Перемещение по рабочему листу осуществляется с помощью клавиш управления курсором: [стрелки]
,
,
, либо щелчком мышью на любой другой ячейке.
В ячейку можно вводить:
текст
– текст выравнивается по левой границе ячейки;
числа
– цифры выравниваются по правой границе ячейки;
формулы
– первый символ формулы знак «=», затем следуют адреса ячеек и арифметические действия.
Подтверждение ввода
осуществляется:
клавишей
;
щелчком мышью в другой ячейке;
Отказ от ввода
осуществляется:
клавишей
;
щелчком мышью на кнопке в строке формул.
Исправление содержимого ячейки
Для исправления во время заполнения ячейки, до того как ввод текста будет подтвержден, возможно воспользоваться клавишей
. Если необходимо исправить уже подтвержденное содержимое ячейки, то надо выполнить двойной щелчок
мышью на этой ячейки. При этом в ячейке появится мигающий вертикальный штрих – текстовый курсор
, который позволит корректировать данные в ячейке.
Удаление содержимого ячейки
При необходимости удаления содержимого ячейки достаточно установить селектор ячеек на эту ячейку и нажать клавишу
.
Форматирование данных
Под форматированием данных в ячейке понимается оформление содержимого ячейки или блока ячеек в различных режимах.
Основные режимы для оформления рабочих листов собраны в команде Формат – Ячейки…
В появившемся диалоге находится ряд вкладок
для выбора режима:
Число:
В диалоге справа находится список форматов, содержащий форматы: Числовой; Денежный; Дата; Текстовый
и т.п.
Выравнивание:
В появившемся диалоге находится три группы режимов: Горизонтальное; Вертикальное; Ориентация
. Каждый режим имеет ряд взаимоисключающих параметров. Кроме этого, имеется переключатель Переносить по словам
, с его помощью можно заполнить ячейку текстом в несколько строк, причем внутри одной ячейки.
Шрифт:
В появившемся диалоге находятся поля с названием шрифта, начертанием и размером, а также некоторые эффекты.
Рамка:
Для начала необходимо выделить блок, в котором рисуют рамки. В диалоге находятся две группы режимов, позволяющих выбрать стиль и цвет линии, а также местоположение линии относительно выделенного блока.
Вид:
На этой вкладке выбираем заливку и узор выделенных ячеек.
Редактирование
данных
Вставка и удаление
Для того чтобы вставить
новую ячейку
, необходимо выделить ячейку, перед
которой должна быть вставлена еще одна, и выбрать команду меню Вставка – Ячейки…
(со сдвигом данных вправо или со сдвигом вниз).
Если необходимо вставить столбец
ячеек, то выделить столбец, перед
которым должен быть вставлен новый, и выбрать команду меню Вставка – Столбец
или Вставка – Ячейки…
(столбец). При этом формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как и у ячеек выделенного столбца.
Для вставки строк
выделяется строка, выше
которой будет вставляться новая. Выбрать команду Вставка – Строки
или Вставка – Ячейки…
(строка). Соответственно вставленные строки перенимают формат выделенных.
Удалить
весь столбец, строку или ячейку можно, используя команду меню Правда – Удалить…
Копирование и перемещение
Перемещение и копирование основано на использовании Буфера обмена
. Копирование производится при помощи команд меню – Правка – Копировать
и Вставить
. Команда копировать
выделенный блок копирует в буфер обмена.
Далее
при использовании команды Вставить
содержимое буфера
может быть скопировано в любое место документа. Работа команды Вырезать
аналогична работе команды Копировать
с той лишь разницей, что команда Вырезать
удаляет выделенный текст из документа и переносит его в буфер
обмена.
На панели инструментов Стандартная
находятся три соответствующие кнопки.
Аналогично с помощью мыши можно перемещать
содержимое ячеек: указатель мыши на рамке селектора ячеек имеет форму своей обычной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши, перетащить рамку на новое место. Перемещать можно как содержимое одной ячейки, так и содержимое блока ячеек. При нажатой клавише
содержимое ячейки будет копироваться.
Копирование в смежные ячейки
Кроме этого, есть возможность копировать в смежные ячейки с помощью мыши: селектор ячеек в нижнем правом углу имеет утолщение в виде квадратика черного цвета. Указатель мыши на этом месте принимает вид черного знака плюс. Теперь, удерживая левую кнопку мыши, перетащить рамку на смежные ячейки. Тащить рамку можно только по горизонтали или по вертикали.
Задание 2
Разработать в текстовом процессоре Microsoft Word шаблон делового письма.
Деловое письмо
————————————————————————————————————————————————-
Задание 3
Разработать в табличном процессоре Microsoft Excel – Сводку об изменениях сумм вкладов в трех филиалах банка по дням одной недели.
Таблица 1 – Сводка об изменениях сумм вкладов в трех филиалах банка по дням одной недели
| ФИО дата выполнения | ||||||||||
| Название банка |
Название вклада |
Процентная ставка |
Сумма вклада |
Сводка об изменениях сумм вкладов по дням одной недели |
||||||
| Банк 1 | Пенсионный |
8,50% |
15000 |
15003,5 |
15007 |
15010,5 |
15014 |
15017,5 |
15021 |
15024,5 |
| Кубышка |
10,25% |
15000 |
15004,2 |
15008,4 |
15012,6 |
15016,9 |
15021,1 |
15025,3 |
15029,5 |
|
| Агро-Хит |
11,30% |
15000 |
15004,6 |
15009,3 |
15013,9 |
15018,6 |
15023,2 |
15027,9 |
15032,5 |
|
| Банк 2 | Премиум |
10,00% |
15000 |
15004,1 |
15008,2 |
15012,3 |
15016,4 |
15020,6 |
15024,7 |
15028,8 |
| Сберегательный |
7,50% |
15000 |
15003,1 |
15006,2 |
15009,2 |
15012,3 |
15015,4 |
15018,5 |
15021,6 |
|
| Доверительный |
13,75% |
15000 |
15005,7 |
15011,3 |
15017 |
15022,6 |
15028,3 |
15033,9 |
15039,6 |
|
| Банк 3 | Путешествие |
11,25% |
15000 |
15004,6 |
15009,2 |
15013,9 |
15018,5 |
15023,1 |
15027,8 |
15032,4 |
| Копилка |
13,00% |
15000 |
15005,3 |
15010,7 |
15016 |
15021,4 |
15026,7 |
15032,1 |
15037,4 |
|
| Юбилейный |
12,00% |
15000 |
15004,9 |
15009,9 |
15014,8 | |||||
Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.
Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.
Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.
Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.
Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.
Ввод данных
При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter- √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - × .
Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.
Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.
Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # #. Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").
Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete.
Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.
Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:
Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.
Таблица 17. Обозначения областей таблицы
Ячейки могут быть выделены с помощью мыши или клавиатуры или их комбинации (табл. 18). Выделенные ячейки будут отличаться цветом.
| Область выделения | Способ выделения |
| Отдельная ячейка | Щелкните мышью в ячейке |
| Группа ячеек | Щелкните, мышью в ячейке; не отпуская мышь, перетащите от первой ячейки до последней или щелкните первую ячейку и при нажатой клавише Shift щелкните по последней ячейке |
| Столбец | Щелкните по заголовку столбца |
| Соседние столбцы | Щелкните по первому заголовку столбца; не отпуская мышь, перетащите от первого заголовка столбца к последнему или щелкните по первому заголовку столбца и при нажатой клавише Shift щелкните по последнему заголовку столбца |
| Строка | Щелкните по заголовку строки |
| Соседние строки | Щелкните по заголовку строки; не отпуская мышь, перетащите от первого заголовка строки к последнему или щелкните по первому заголовку строки и при нажатой клавише Shift щелкните по последнему заголовку строки |
| Все ячейки в текущем рабочем листе | Щелкните по кнопке на пересечении заголовков строк и столбцов |
| Несмежные столбцы | Выберите первый столбец, нажмите Ctrl и выберите следующие столбцы |
| Несмежные строки. | Выберите первую строку, нажмите Ctrl и выберите следующие строки |
| Несмежные ячейки | Выберите первую группу ячеек, нажмите Ctrl и выберите следующую группу ячеек |
Таблица 18. Выделение областей таблицы
Для отмены выделения щелкните по любой ячейке. Для выделения области с помощью мыши в том случае, если область выделения превышает размер окна, как и в других приложениях, используется автопрокрутка. Это означает, что если указатель мыши выходит за границы окна, то лист будет автоматически прокручиваться в этом направлении.
Редактирование содержимого ячейки может осуществляться либо в ячейке, либо в строке формул. Режимы Ввод и Правка показываются в строке состояния.
Для редактирования следует дважды щелкнуть в ячейке, которую нужно отредактировать, или щелкнуть в строке формул.
Указатель мыши может быть использован для перемещения в место редактирования. Кроме того, в режиме редактирования могут использоваться следующие клавиши:
Так же как и в Word, нажатие на клавишу Insert осуществляет переключение между режимами вставки и замещения.
Excel позволяет отменить изменения, сделанные в рабочей книге. Хотя эта функция применима к большинству команд, для нее существуют исключения (например, нельзя отменить удаление и переименование листа).
Команда Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) контекстно зависима. Когда пользователь набирает или редактирует данные в строке формул, в меню Правка будет предложена команда, соответствующая последней выполняемой операции.
На стандартной панели для отмены последней команды следует нажать кнопку или отменить несколько команд, выбрав их из списка.
После выбора команды Отменить в меню Правка команда изменится на команду Вернуть (Redo).
Дополнительные строки или столбцы могут быть вставлены по мере необходимости в любом месте таблицы. Команда Вставить (Insert) в меню Правка (Edit) может использоваться для вставки нового столбца слева от текущего столбца или новой строки над текущей строкой.
Несколько столбцов и строк может быть добавлено при выделении области, которая включает больше чем один столбец или строку.
При вставке и удалении столбцов или строк смещаются адреса оставшихся данных в таблице, поэтому при вставке или удалении нужно быть особенно внимательными.
Перемещение и копирование данных является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место не только содержимое ячеек, но и их форматирование.
Перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами:
Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду Вырезать или Копировать (Cut или Сору) в меню Правка (Edit), Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.
При перемещении данные исходных ячеек будут вставлены на новое место.
Копирование данных используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно. Кроме того, выбранная область окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех пор, пока операция не будет завершена или отменена.
Граница выглядит как пульсирующая точечная рамка, окружающая выделенный объект. Вставка содержимого ячеек возможна только тогда, когда существует эта граница.
Использование команды Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) после выбора команды Вырезать (Cut) будет отключать границу.
Использование команды Вставить (Paste) после команды Копировать (Сору) не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова.
Нажатие клавиши Enter будет вставлять выделенную область на новое место, указанное мышью, и отключать границу.
Нажатие клавиши Esc будет отменять операцию копирования в буфер и отключать границу.
Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый верхний угол области ячеек на рабочем листе, в которую осуществляется вставка.
Возможность Перетаскивания (Drag and Drop) позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши. Эта возможность особенно полезна при.перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа).
Специальное копирование данных между файлами включает в себя команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit). В отличие от обычного копирования данных с помощью команды Вставить (Paste) команда может быть использована для вычислений и преобразования информации, а также для связывания данных рабочих книг (эти возможности будут рассмотрены в следующей главе).
Команда Специальная вставка (Piste Special) часто используется и для копирования атрибутов форматирования ячейки.
Рис. 83. Специальная вставка
Первая группа параметров диалогового окна Специальная вставка (Paste Special) позволяет выбрать содержимое или атрибуты форматирования, которые необходимо вставлять. При выборе параметра Все (АИ) вставляются содержимое и атрибуты каждой копируемой ячейки на новое место. Другие варианты позволяют вставлять разные комбинации содержимого и/или атрибутов.
Вторая группа параметров применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат данные (табл. 19).
| Параметр | Результат вставки |
| Сложить | Вставляемая информация будет складываться с существующими значениями |
| Вычесть | Вставляемая информация будет вычитаться из существующих значений |
| Умножить | Существующие значения будут умножены на вставляемую информацию |
| Разделить | Существующие значения будут поделены на вставляемую информацию |
| Пропускать пустые ячейки | Можно выполнить действия только для ячеек, содержащих информацию, т. е. при специальном копировании пустые ячейки не разрушат существующие данные |
| Транспонировать | Ориентация вставляемой области будет переключена со строк на столбцы и наоборот |
Таблица 19. Параметры команды Специальная вставка
Выбор Нет (None) означает, что копируемая информация просто замещает содержимое ячеек. Выбирая другие варианты операций, получим, что текущее содержимое будет объединено со вставляемой информацией и результатом такого объединения будет новое содержимое ячеек.
Упражнение
Выполнение вычислений с помощью команды "Специальная вставка"
Введите данные, как показано в табл. 20.
| А | В | С | D | Е | F | G | Н | |
| 1 | ||||||||
| 2 | 5 | 2 | 1 | 2 | ||||
| 3 | 12 | 3 | 10 | 3 | ||||
| 4 | 8 | 2 | 15 | 4 |
Таблица 20. Исходные данные
| А | B | C | D | Е | F | G | Н | |
| 1 | ||||||||
| 2 | 5 | 10 | 5 | 12 | 8 | 1 | 2 | |
| 3 | 12 | 36 | 10 | 3 | ||||
| 4 | 8 | 16 | 15 | 4 |
Таблица 21. Результат команды Специальная вставка
Вы можете изменить содержимое ячейки прямо в ячейке. Кроме того, вы можете изменить содержимое ячейки, введя текст в поле строка формул.
При редактировании содержимого ячейки Excel работает в режиме редактирования. Некоторые функции Excel работают иначе или недоступны в режиме редактирования.
Когда Excel находится в режиме редактирования, в левом нижнем углу окна программы Excel появляется Правка Word, как показано на приведенном ниже рисунке.
В режиме редактирования многие команды недоступны. Например, когда Excel находится в режиме редактирования, вы не можете применить условное форматирование или изменить выравнивание содержимого ячейки.
Кроме того, если Excel находится в режиме редактирования, клавиши со стрелками работают по-другому. Вместо перемещения курсора между ячейками в режиме правки клавиши со стрелками перемещают курсор в ячейку.
Если при попытке использовать режим редактирования ничего не происходит, возможно, он отключен. Вы можете включить или отключить режим редактирования, изменив параметр Excel.
Чтобы приступить к работе в режиме редактирования, выполните одно из указанных ниже действий.
Дважды щелкните ячейку, содержащую данные, которые нужно изменить.
Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в ячейку в расположении, которое вы дважды щелкните. Содержимое ячейки также отображается в строке формул.
Щелкните ячейку с данными, которые нужно изменить, а затем щелкните в любом месте строки формул.
Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в строку формул в выбранном месте.
Щелкните ячейку с данными, которые нужно изменить, а затем нажмите клавишу F2.
Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в конец содержимого ячейки.
Чтобы вставить символы, щелкните ячейку, в которую вы хотите вставить, а затем введите новые символы.
Чтобы удалить символы, щелкните ячейку, в которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу BACKSPACE или выберите символы, а затем нажмите клавишу DELETE.
Чтобы заменить определенные символы, выделите их и введите новые символы.
Чтобы включить режим замены, чтобы при вводе существующие символы заменялись новыми, нажмите клавишу INSERT.
Примечание: Режим замены можно включать или отключать только в режиме редактирования. Если включен режим замены, знак справа от точки вставки выделяется в строке формул, и при вводе текста оно будет переписано.
Чтобы начать новую строку текста в определенной точке ячейки, щелкните в том месте, где вы хотите разорвать строку, а затем нажмите клавиши ALT + ВВОД.
Перед нажатием клавиши ВВОД или TAB и до или после нажатия клавиши F2 можно нажать клавишу ESC, чтобы отменить все изменения, внесенные в содержимое ячейки.
После того как вы нажмете клавишу ВВОД или TAB, вы можете отменить изменения, нажав клавиши CTRL + Z или кнопку отменить на панели быстрого доступа .
После изменения содержимого ячейки может потребоваться настроить способ их отображения.
Чтобы прекратить работу в режиме редактирования, выполните одно из указанных ниже действий.
После сохранения рабочей книги можно вводить данные в ячейки электронной таблицы. Ввод данных в ячейки таблицы Excel 2007 осуществляется в три этапа. Первый этап - выделение ячейки. Второй этап - ввод данных с клавиатуры или из буфера обмена. Третий этап - подтверждение ввода данных нажатием клавиши Enter. К данным, которые можно вводить в ячейки рабочих листов, относятся: числа, даты, время, последовательные ряды данных, формулы и символьные данные (текст).
Обычно данные вводятся в ячейки электронных таблиц Excel 2007 в одном из числовых форматов. Если данные введены без учета формата ячейки, то им по умолчанию Excel 2007 присваивает формат - Общий.
Ввести текст в ячейку можно двумя способами: набрать текст с клавиатуры или вставить с буфера обмена. Текст в ячейке выравнивается по левому краю. Если текст не помещается в ячейку, то он перемещается в следующую ячейку при условии, что она свободна. Чтобы поместить текст только в одной ячейки, необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам.
Числа в ячейке выравниваются по правому краю. Как правило, числа в ячейку вводятся в одном из встроенных форматов.
К операциям ввода длинной последовательности относятся: Автозаполнение и Заполнение ряда. Для применения автозаполнения надо ввести в ячейку первое значение из распознаваемой последовательности и выделить эту ячейку.
Затем подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик внизу слева выделенной ячейки), нажать левую кнопку мыши и удерживая ее протянуть вдоль строки или столбца, а затем отпустить кнопку мыши. В результате выделенная область заполнится данными. Например, январь, февраль, март, апрель (рис. 1).
Рис. 1.
Для заполнения ряда надо заполнить два значения ряда, затем выделить их и воспользуясь маркером заполнения расширить ряд.
Рис. 2.
После заполнения ряда, справа от ряда будет отображаться кнопка "Параметры автозаполнения" (рис. 3).
Рис. 3.
При щелчке на кнопке открывается список команд, которые можно выполнить над ячейками ряда: копирование ячейки; заполнить; заполнить только форматы и заполнить только значения.
Для заполнения ряда арифметической или геометрической прогрессией используется инструмент "Заполнить", который помещен в группе "Редактирование" на вкладке "Главная" (рисунок 3а).
Рис. 3а.
При щелчке на команде "Прогрессия..." откроется окно диалога "Прогрессия" (рисунок 3б).
Рис. 3б.
Установите требуемые параметры (расположение, тип, шаг и предельное значение) на нажмите кнопку ОК.
К операциям редактирования относятся:
Для редактирования данных в ячейках необходимо дважды щелкнуть на редактируемой ячейки, и когда в ней будет отображаться курсор, выполнить требуемые операции.
Перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек . При перемещении ячейки или блока ячеек надо выделить эту ячейку (блок ячеек) вокруг ее будет отображаться полужирная рамка. Необходимо отметить, что имя выделенной ячейки отображается в поле имени.
Затем подвести указатель мыши к маркеру ячейки и когда изображение указателя изменится с белого крестика на четырех направленную стрелку черного цвета, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши к требуемой ячейке. Для завершения операции надо отпустить кнопку мыши.
Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов осуществляется несколькими способами. Первый - выделяем требуемые объекты, а затем щелкаем правой кнопкой мыши на выделенном объекте. Откроется контекстное меню, в котором выбираем операцию: Удалить или Вставить. При выборе операции "Удалить", откроется окно диалога "Удаление ячеек" (рис. 4).
Рис. 4.
Вставку и удаление ячеек, строк и столбцов можно выполнить и с помощью команд "Вставить", "Удалить" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная" (рис. 5).
Рис. 5.
В рабочую книгу можно добавить электронные таблицы или удалить их. Вставка и удаление электронных таблиц осуществляется командами из контекстного меню (рис. 6) при щелчке правой кнопкой мыши на ярлычке листа. Кроме того, вставить рабочий лист можно щелкнув левой кнопкой на пиктограмме "Вставить лист", которая расположена справа от ярлычков рабочих листов.
Рис. 6.
Поиск и замена данных. Рабочий лист может содержать множество строк. Найти и при необходимости заменить данные в ячейках электронной таблицы можно с помощью окна диалога "Найти и заменить". Это окно диалога вызывается командой "Найти и выделить" в группе "Редактирование" на вкладке "Главная".
